المصروفات المستحقة: التعريف والأمثلة وقيد اليومية

المصروفات المستحقة تكاليف تُثبت في الشهر الذي تُتحمَّل فيه، قبل أن يصدر المورد فاتورته، بجعل المصروف مديناً والمطلوبات دائنة. وإثباتها في وقتها يُبقي تكاليف كل شهر في الشهر الذي استُخدمت فيه السلع أو الخدمات.

• المصروف المستحقتكلفة تحمّلتها، مثل أعمال استشارية أُنجزت في أكتوبر، ولم تُصدر فاتورتها أو لم تُدفع في نهاية الشهر
• المطلوبات المستحقةحساب الميزانية العمومية الذي يحمل تلك التكاليف غير المدفوعة، وهو اسم شائع آخر للمصروفات المستحقة
• الاستحقاققيد اليومية في نهاية الشهر الذي يسجّل المصروف والمطلوبات

المصروفات المستحقة أحد نوعَي الاستحقاقات. والنوع الآخر الإيرادات المستحقة، وهي إيرادات اكتسبتها ولم تُصدر فاتورتها بعد.

المصروف المستحق التزام، ولأنه يُدفع عادةً خلال سنة، فهو من المطلوبات المتداولة. ومعرفة موضعه تخبرك كيف تسجّله وأين تبحث عنه في الميزانية العمومية.

رصيد المصروفات المستحقة دائن، وتظهر في الميزانية العمومية ضمن المطلوبات المتداولة، غالباً باسم «المطلوبات المستحقة» أو «المصروفات المستحقة». والطرف الآخر من القيد مصروف في قائمة الدخل، فيُخفض الاستحقاق ربح الشهر ويرفع مطلوباته بالمبلغ نفسه. ولا يتحرك النقد حتى تُدفع الفاتورة.

تشمل المصروفات المستحقة المعتادة في الشركات المتوسطة الحجم الأجور، والخدمات المفوترة حسب الاستخدام، والأتعاب المهنية التي تمر عليها نهاية الشهر قبل أن تُفوتر. وحصر المتكرر منها يساعد فريقك على التحقق من كل منها كل شهر بدلاً من الاعتماد على الذاكرة.

وتُستحق ضرائب الرواتب ومزايا الموظفين والإجازات مدفوعة الأجر على الأساس نفسه للأجور التي تقف وراءها.

يجعل قيد اليومية للمصروف المستحق حساب المصروف مديناً والمطلوبات المستحقة دائنة في نهاية الشهر. وتتبّعه حتى وصول الفاتورة يبيّن كيف يمنع العكس في اليوم الأول احتساب التكلفة مرتين.

يحمل أكتوبر مصروف $46,000. وفي نوفمبر، يُلغي العكسُ أثرَ الفاتورة فيكون الصافي صفراً، وينتقل الالتزام من المطلوبات المستحقة إلى الحسابات الدائنة حتى تدفعه. وتتيح أنظمة ERP مثل NetSuite تحديد تاريخ عكس في القيد الأصلي، فيُرحَّل قيد 1 نوفمبر تلقائياً.

ولقيود الرواتب والمدفوعات المقدمة وغيرها من قيود نهاية الشهر، راجع قيود اليومية في نهاية الشهر: أمثلة وما الذي تراجعه.

المصروفات المستحقة تكاليف تحمّلتها ولم تصلك فاتورتها، أما الحسابات الدائنة فتكاليف وصلتك فاتورتها ولم تدفعها. وكلتاهما من المطلوبات المتداولة، لكن الفاتورة تغيّر طريقة تأييد المبلغ والموضع الذي يُسجَّل فيه.

وتقع السلع المستلمة غير المفوترة بين الاثنين. فإن كان نظام ERP لديك يرحّل استحقاقاً عند استلام أمر الشراء، فإن ذلك الاستلام يسجّل الالتزام بالفعل، فلا تُعِد استحقاقه بقيد يومية.

تقدّر المصروف المستحق من أفضل دليل متاح لديك في نهاية الشهر: رقم المورد، أو سعر العقد أو أمر الشراء، أو بيانات الاستخدام، أو الفواتير الأخيرة. والعثور على التكاليف غير المفوترة أولاً لا يقل أهمية عن الحساب، لأنك لا تستطيع تقدير تكلفة لم تعثر عليها.

ابحث عن التكاليف غير المفوترة في هذه المواضع قبل أن تحسب أي شيء:

• أوامر الشراء المفتوحةسلع مستلمة أو خدمات مقدَّمة بموجب أمر شراء لم تصل فاتورتها بعد
• العقود والأتعاب الثابتةرسوم شهرية ثابتة للوكالات والبرمجيات والخدمات المسندة إلى جهات خارجية
• لوحات تحكم الاستخداممزوّدو الخدمات السحابية والبيانات وواجهات API الذين يفوترون بعد انتهاء الشهر
• تقويم الرواتبأيام العمل التي تلي آخر فترة رواتب مسجلة، حتى نهاية الشهر
• أصحاب الموازناتقائمة قصيرة تُرسل إلى رؤساء الأقسام تسألهم عن الأعمال التي أُنجزت ولم تُفوتر
• مراجعة الشهر الماضيالموردون الذين تأخرت فواتيرهم الشهر الماضي سيتأخرون غالباً مرة أخرى

ثم سجّل الأساس بجانب كل مبلغ، ليتمكن المراجع من اختباره ويكرره مُعِدّ الشهر التالي.

يمنح جدول واحد لكل الاستحقاقات المراجعَ موضعاً واحداً للتحقق من المبالغ والأساس والمستندات المؤيدة.

ولا تظهر في الجدول أجهزة الحاسوب المحمولة المستلمة في 29 أكتوبر بموجب أمر شراء بقيمة $58,000، لأن نظام ERP سجّلها عند ترحيل الاستلام.

وعند وصول فواتير نوفمبر، يقارن الفريق كل فاتورة باستحقاقها:

يبلغ مجموع الفروقات $7,590، أي $2,650 و$5,500 مطروحاً منهما $560، وتُحمَّل على مصروفات نوفمبر. وأخطأ استحقاق الأتعاب القانونية بنسبة 12%، فيتغيّر الأساس لا الرقم وحده.

اعكس الاستحقاقات التي ستحل محلها فاتورة، وحدّث الاستحقاقات التي تتراكم حتى تُدفع. واختيار طريقة واحدة لكل نوع من الاستحقاقات يُبقي الرصيد سهل المطابقة ويمنع احتساب التكلفة نفسها مرتين.

• العكستقديرات متكررة تحل محلها فاتورة، مثل الاستضافة والمرافق والأتعاب المهنية، تُعكس في اليوم الأول لتُدخَل الفاتورة كالمعتاد
• التحديثأرصدة تنمو على مدى عدة أشهر، مثل المكافآت السنوية والإجازات مدفوعة الأجر وأتعاب تدقيق نهاية السنة، تُعدَّل كل شهر إلى التقدير الجديد بدلاً من عكسها

وأياً كانت الطريقة، يجب أن يتطابق رصيد المطلوبات المستحقة في نهاية الشهر مع الجدول الحالي بنداً بنداً.

لا يحدد أي معيار محاسبي حداً بالدولار لتسجيل الاستحقاق، فعلى سياسة الإقفال لديك أن تحدده. ففي نشرة المحاسبة رقم 99 الصادرة عام 1999 (Staff Accounting Bulletin No. 99)، يقول موظفو هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية إن الاعتماد على نسبة مئوية أو حد رقمي وحده للحكم على الأهمية النسبية «لا أساس له في الأدبيات المحاسبية ولا في القانون».

وتتألف السياسة العملية عادةً من ثلاثة أجزاء:

• حد مراجعة للبنود غير المتكررةمثلاً، سجّل استحقاقاً لأي تكلفة واحدة غير مفوترة تتجاوز مبلغاً محدداً
• فحص إجمالياجمع البنود الصغيرة التي تجاوزتها، لأن الإغفالات الصغيرة الكثيرة قد تبلغ معاً حداً جوهرياً
• فئات تُستحق دائماًالرواتب والمكافآت والفائدة وغيرها من التكاليف المتكررة، مهما كان حجمها

واتفق على الحدود مع المدققين قبل نهاية السنة، لأن بحثهم عن المطلوبات غير المسجلة يعتمد حدهم هم، لا حدك.

الأخطاء التي يجب البحث عنها هي استحقاقات لا تُقفل أبداً، وتكاليف تُحتسب مرتين، وتكاليف تُغفل تماماً. والتحقق من كل منها قبل الاعتماد أقل كلفة من اكتشافه في التدقيق.

• استحقاقات قديمةجدول الشهر الماضي يُرحَّل كما هو دون التحقق مما إذا كانت الفاتورة قد دُفعت
• الاحتساب المزدوجاستحقاق يُترك قائماً عند تسجيل الفاتورة مصروفاً، أو استحقاق بقيد يومية فوق استحقاق استلام من نظام ERP
• استحقاق ما هو في الحسابات الدائنة أصلاًفاتورة أُدخلت قبل تاريخ القطع ثم استُحقت مرة أخرى بقيد يومية
• تكاليف مُغفلةاستحقاقات مبنية على الفواتير المستلمة وحدها، لا على أوامر الشراء والعقود وأصحاب الموازنات
• غياب المستندات المؤيدةأرقام مقرَّبة بلا أساس، لا يستطيع المراجعون والمدققون اختبارها
• أرصدة سالبةرصيد مدين في المطلوبات المستحقة بعد الإقفال، وكثيراً ما يعني أن فاتورة وقيداً عكسياً أقفلا التكلفة نفسها

يختبر المدققون الاستحقاقات بالبحث عن المطلوبات غير المسجلة. فيراجعون المدفوعات والفواتير في الأسابيع التي تلي نهاية الشهر، ويتحققون مما إذا كانت السلع أو الخدمات قد استُلمت قبلها، ويقارنون الاستحقاقات السابقة بالفواتير التي تلتها.

ولموضع الاستحقاقات في الإقفال، راجع عملية إقفال نهاية الشهر. ولكل مهمة مع المسؤول عنها ومراجعها، راجع قائمة تحقق إقفال نهاية الشهر. وإن كنت جديداً على الإقفال، فابدأ بـما هو إقفال نهاية الشهر؟

يُعدّ وكيل الإقفال لدينا الاستحقاقات مهامَّ في قائمة تحقق الإقفال لديك. فيبني كل استحقاق من السجلات المصدرية، ويرفق ورقة العمل، ويصوغ قيد اليومية مع قيده العكسي لمعتمِد مسمّى. ولا يُرحَّل شيء حتى يعتمده ذلك الشخص. وإذا أردت أن تُعَدّ استحقاقات نهاية الشهر قبل أن يبدأ فريقك العمل عليها، فتعرّف إلى وكيل الإقفال لدينا.