رسالتنا
تتحوّل المالية إلى وظيفة تعمل في الوقت الفعلي. يريد القادة أن يروا الأعمال وهي تتغيّر، وتريد فرق المالية وقتاً تُسهم فيه في رسم ما سيأتي.
والوصول إلى ذلك يعني ملء المساحات الفارغة: الأيام بين نهاية الشهر ودفاتر مُقفلة، والأسابيع بين تغيّرٍ في الأعمال وتغيّرٍ في التوقعات، والساعات بين سؤال المدير المالي وإجابة يمكنه الوثوق بها. وهناك يذهب معظم شهر فريق المالية اليوم.
وهذا هو العمل الذي أسّسنا Empty Spaces لتؤدّيه.
يعرف كل قائد مالي إيقاع الشهر. تنتهي الفترة، فيبدأ الفريق في إعادة بنائها: يجمع الكشوف، ويطابق المعاملات، ويبحث عن المستندات التي تقف وراءها، ويُعِدّ القيود، ويشرح ما تغيّر. الأرقام في نظام ERP، والمستندات المؤيدة في صناديق البريد والمجلدات المشتركة، وقصة الانحراف كثيراً ما تبقى في ذهن أحدهم.
في أحاديثنا مع فرق المالية، سمعنا صوراً من ذلك مرة بعد مرة. وصف لنا فريق المالية في إحدى المجموعات كيف تُقفل الشركات التابعة دفاترها نحو اليوم الرابع، ولا تصل النتائج الموحّدة إلى المدير المالي إلا قرب اليوم العاشر. والذين يؤدّون هذا العمل أكفاء وملتزمون، لكنّ كثيراً من شهرهم يذهب في تجميع المعلومات بدلاً من التصرّف بناءً عليها.
لا نرى في ذلك تقصيراً من فرق المالية، بل هو ما صنعته أدوات الجيل الماضي بطريقة العمل. والذي تغيّر أن العمل نفسه بات قابلاً لإعادة التصميم.
وضعنا لأنفسنا طموحين.
الأول
بدلاً من إعادة بناء الشهر بعد انتهائه، يبقى دفتر الأستاذ العام مُسوّى بينما تسير الأعمال. تجتمع الحركات البنكية والفواتير وأوامر الشراء والاستحقاقات والقيود في عرض واحد مُسوّى، ويمكن تتبّع كل رقم إلى النشاط الذي وراءه. يبقى لنهاية الشهر شأنها، لكنها تصبح مراجعةً لعمل أُنجز بالفعل، لا سباقاً لإعادة بنائه.
الثاني
حين يمكن الوثوق بالدفاتر كل يوم، يمكن للتوقعات أن تتحرك مع الأعمال. فعقد جديد، أو دفعة متأخرة، أو تحوّل في الإنفاق، يمكن أن يظهر في النظرة المستقبلية ما دام هناك وقت للاستجابة، فيفهم القادة ما الذي تحرّك، وما الذي سبّبه، وما الذي لا يزال بوسعهم فعله حياله.
كل طموح يسند الآخر. فالأساس المُسوّى يجعل التوقعات المستمرة ممكنة، والتوقعات المستمرة تمنح ذلك الأساس غايته.
معظم ما يحتاجه فريق المالية ليرى الأعمال في الوقت الفعلي موجود بالفعل: في نظام ERP، وتغذيات البنوك، وأدوات الفوترة والإنفاق، ومستودع البيانات، والمستندات في المجلدات المشتركة. لم يكن الصعب يوماً إنشاء تلك البيانات، بل جمعها معاً، بسرعة وأمان، للعمل المطلوب.
هذا هو الأساس الذي بنينا عليه Empty Spaces. تربط منصتنا الوكلاء بالأنظمة التي يستخدمها الفريق بالفعل، فيقرؤون ما يحتاجونه حين يحتاجونه، دون مشروع بيانات أو انتقال إلى نظام جديد أولاً. تتبع الصلاحيات الأدوار التي يحددها الفريق، وتُسجَّل كل خطوة يخطوها الوكيل، ولا يُكتب شيء في نظام ERP دون اعتماد.
لا قيمة للسرعة ما لم يمكن الوثوق بالأرقام، ولذلك كانت المساءلة جزءاً من التصميم منذ البداية.
يُعِدّ وكلاؤنا العمل: التسوية، والقيد، وورقة العمل، والمسودة الأولى للتفسير. ويراجعه فريق المالية، ويُعمِل فيه حكمه، ويتولّى اعتماده النهائي.
وهذا ما يتيح لفرق المالية أن تعتمد على الوكلاء بثقة. ومع تسارع الإعداد، يكسب الأقرب إلى الأرقام وقتاً للعمل الذي لا يقدر عليه سواهم: مساءلة الخطة، وتوجيه الأعمال، واتخاذ القرارات المهمة.
ما زلنا في بداية هذا الطريق، ونؤمن بأن السبيل الصحيح لقطعه هو سير عمل واحد في كل مرة.
واليوم، يؤدّي وكلاؤنا بالفعل عملاً حقيقياً لفرق المالية في الإقفال، والحسابات الدائنة، والحسابات المدينة، والتقارير. وكل سير عمل يتولّونه يقرّب الدفاتر خطوة من الإقفال الدائم، ويبني الأساس لتوقعات محدّثة دائماً.
تقف المالية في قلب القرارات التي تشكّل الشركة: أين تستثمر، ومتى توظّف، وكيف تسعّر، وكم تحتفظ به من النقد. وهذا يمنح القادة الماليين رؤية واضحة لكيفية عمل الأعمال، وفرصة حقيقية لقيادة تغييرها.
رسالتنا أن نساعد كل فريق مالية على سدّ تلك المساحات الفارغة. دفاتر مُقفلة دائماً. وتوقعات محدّثة دائماً. ووقت أكبر للحكم الذي لا يقدّمه أحد سوى المالية.
إن كنت تقود فريق مالية وترى أن هذا هو الاتجاه الذي تريده له، يسعدنا أن نسمع منك، وسنشاركك ما نراه لدى فرق المالية التي نعمل معها.