التسوية البنكية: الكشف والأمثلة والنموذج

تطابق التسوية البنكية حساب النقد في دفاترك، الذي يُسمى أحياناً دفتر النقدية، مع سجل البنك للحساب نفسه. وتدرج سبب كل فرق. والقيام بها كل شهر لكل حساب بنكي يمنحك رصيد نقد دقيقاً قبل إقفال الدفاتر.

• الرصيد حسب البنكالرصيد الختامي في كشف الحساب البنكي للفترة
• الرصيد حسب الدفاترالرصيد الختامي لحساب النقد في دفتر الأستاذ العام
• الرصيد المعدَّلرصيد النقد الحقيقي الذي يصل إليه الطرفان بعد احتساب كل فرق

ونادراً ما يتطابق الرصيدان في اليوم الأول، لأن البنك يسجّل بعض البنود قبلك، مثل الرسوم والفوائد. وتسجّل أنت بنوداً أخرى قبل البنك، مثل شيك لم يودعه المورّد بعد.

سوِّ كل حساب بنكي شهرياً على الأقل، بوصفها من أولى مهام الإقفال. ويمكنك تسوية الحسابات كثيرة الحركة أسبوعياً أو حتى يومياً لاكتشاف المشكلات مبكراً.

كشف التسوية البنكية هو الجدول الذي يعرض الرصيدين وكل بند تسوية والرصيد المعدَّل الذي يصلان إليه. ويُعرف أيضاً بالتسوية البنكية اختصاراً، وهو المستند الذي يوقّعه مراجعك ويطلبه مدققوك.

ويتألف الكشف من أربعة أجزاء: رصيد البنك وتعديلاته، ورصيد الدفاتر وتعديلاته. والمعادلة واحدة لكل حساب:

• جانب البنكالرصيد حسب البنك + الإيداعات في الطريق − الشيكات المعلّقة ± أخطاء البنك = رصيد البنك المعدَّل
• جانب الدفاترالرصيد حسب الدفاتر + الفوائد والتحصيلات − الرسوم والشيكات المرتجعة ± أخطاء الدفاتر = رصيد الدفاتر المعدَّل

وعندما يساوي رصيد البنك المعدَّل رصيد الدفاتر المعدَّل، يكون الحساب مُسوّى. وذلك الرصيد المعدَّل هو رقم النقد الذي ينتمي إلى ميزانيتك العمومية في نهاية الفترة.

تتألف التسوية البنكية من خمس خطوات: الحصول على الرصيدين، ومطابقة الإيداعات، ومطابقة المدفوعات، وتسجيل البنود التي لدى البنك وحده، ومراجعة النتيجة. واتباع الخطوات نفسها لكل حساب يُبقي العمل متسقاً بين المُعِدّين والكيانات.

1. 1احصل على الرصيديناسحب كشف الحساب البنكي ورصيد النقد في دفتر الأستاذ العام للحساب نفسه والتاريخ نفسه. هذه هي الخطوة الأولى، واختلاف التاريخين يخلق فروقات زائفة
2. 2طابق الإيداعاتعلّم على كل إيداع في دفاترك مقابل كشف الحساب، وأدرج الإيداعات التي سجّلتها ولم يسجّلها البنك على أنها إيداعات في الطريق
3. 3طابق المدفوعاتعلّم على كل شيك وتحويل ACH وحوالة مقابل الكشف، وأدرج المدفوعات التي لم يصرفها البنك على أنها شيكات ومدفوعات معلّقة
4. 4سجّل البنود التي لدى البنك وحدهأدرج الرسوم والفوائد والشيكات المرتجعة والأخطاء التي تظهر في طرف واحد فقط، وأعِدّ قيد يومية لكل بند في جانب الدفاتر
5. 5راجع واعتمدتأكد من تطابق الرصيدين المعدَّلين، وأرفق المستندات المؤيدة، ودع مراجعاً لم يُعِدّ التسوية يعتمدها

وقبل أن تبدأ، تتبّع بنود تسوية الشهر الماضي. فكل إيداع في الطريق وشيك معلّق من الشهر السابق ينبغي أن يظهر في كشف هذا الشهر. وكل ما لم يظهر هو أول ما تتقصّاه.

يبيّن المثال التطبيقي كيف تتكامل تسويات شهر واحد.

لا يختلف حساب الرواتب إلا بمبلغ $4,200 من شيكات رواتب لم يصرفها الموظفون، فلا يحتاج إلى قيد. أما حساب سوق النقد فتنقصه فوائد أكتوبر البالغة $8,250 التي أضافها البنك. والتصحيح جعل النقد مديناً ودخل الفوائد دائناً بالمبلغ نفسه.

والحساب التشغيلي أكثرها حركة، فيعرض كشف تسويته البنكية كل نوع من البنود:

يُحسب جانب البنك هكذا: $4,318,600 + $142,500 − $268,350 = $4,192,750. ويُحسب جانب الدفاتر هكذا: $4,203,100 + $3,860 − $1,450 − $12,400 − $360 = $4,192,750، فالحساب مُسوّى.

والخطأ البالغ $360 أرقام مقلوبة، وحجمه يفضحه: فالفرق الذي يقبل القسمة على 9 قد يعني رقمين تبادلا موضعيهما.

البنود في جانب الدفاتر وحدها تحتاج إلى قيد يومية، لأن دفاترك لم تسجّلها بشكل صحيح بعد. أما بنود جانب البنك، مثل الإيداعات في الطريق والشيكات المعلّقة، فهي فروق توقيت تُسوّى من تلقاء نفسها.

ويحتاج الحساب التشغيلي في المثال إلى أربعة قيود، وحساب سوق النقد إلى قيد واحد:

وبعد هذه القيود، يصبح رصيد الحساب التشغيلي في دفتر الأستاذ العام $4,203,100 + $3,860 − $1,450 − $12,400 − $360 = $4,192,750، وهو يطابق الرصيد المعدَّل. ولمعرفة موضع هذه القيود بين بقية تسويات الشهر، راجع قيود اليومية في نهاية الشهر: أمثلة وما الذي تراجعه.

هناك ثلاث طرق لإعداد التسوية البنكية: الرصيد المعدَّل، ومن البنك إلى الدفاتر، ومن الدفاتر إلى البنك. واختيار طريقة واحدة لكل حساب يجعل تسوياتك أسهل في المراجعة.

• طريقة الرصيد المعدَّلتعدّل رصيدَي البنك والدفاتر معاً إلى رصيد النقد الحقيقي، كما في المثال أعلاه. وتبيّن أي البنود تحتاج إلى قيود، فهي أسهل الصيغ في المراجعة
• طريقة من البنك إلى الدفاترتبدأ برصيد البنك وتعدّله حتى يتفق مع رصيد دفتر الأستاذ العام
• طريقة من الدفاتر إلى البنكتبدأ برصيد دفتر الأستاذ العام وتعدّله حتى يتفق مع رصيد البنك

وتظهر تسويتان ذواتا صلة في عمليات البحث نفسها. فالتسوية الثلاثية، المستخدمة لحسابات الأمانة والضمان، تربط كشف الحساب البنكي ودفتر الأستاذ العام ومجموع دفاتر العملاء كلٍّ على حدة.

أما إثبات النقد فيذهب أبعد من التسوية البنكية. إذ يُسوّي الرصيد الافتتاحي والمقبوضات والمدفوعات والرصيد الختامي للفترة كلها، فيكشف الأخطاء التي تتعادل داخل الشهر. ويستخدمه المدققون عندما يحتاجون إلى تأكيد أكبر على النقد.

ينبغي أن يتيح نموذج التسوية البنكية، سواء في Excel أو في برنامج إقفال، لشخص من خارج فريقك أن يرى الرصيدين وكل بند تسوية ومن اعتمدها. واستخدام نموذج واحد لكل حساب بنكي يجعل المراجعة أسرع والإجابة عن طلبات التدقيق أسهل.

• الترويسةالكيان، واسم البنك، ورقم الحساب (آخر أربعة أرقام)، وحساب دفتر الأستاذ العام، ونهاية الفترة، والعملة
• الأرصدةالرصيد حسب البنك مع تاريخ الكشف، والرصيد حسب الدفاتر مع تاريخ تشغيل ميزان المراجعة
• بنود جانب البنككل إيداع في الطريق ودفعة معلّقة مع تاريخها ومرجعها ومبلغها وعمرها بالأيام
• بنود جانب الدفاتركل رسم وفائدة مضافة وشيك مرتجع وخطأ، مع قيد اليومية الذي يسجّله
• الإثباترصيد البنك المعدَّل، ورصيد الدفاتر المعدَّل، وفرق غير مفسَّر ينبغي أن يكون $0
• الاعتماداسما المُعِدّ والمراجع وتاريخاهما، على أن يكون المراجع غير المُعِدّ، كأن يُعِدّها محاسب ويراجعها المراقب المالي

وفي صيغة التسوية البنكية في Excel، أبقِ ملف كشف الحساب المُصدَّر في تبويب، وتفاصيل النقد في دفتر الأستاذ العام في تبويب ثانٍ، والكشف في ثالث. فتجمع المعادلات في تبويب الكشف البنود المدرجة وتطرحها، وتُظهر خلية الفرق غير المفسَّر $0 عندما يكون الحساب مُسوّى.

ولموضع التسويات البنكية في الإقفال، راجع عملية إقفال نهاية الشهر. ولكل مهمة تسوية مع المسؤول عنها ومراجعها، راجع قائمة تحقق إقفال نهاية الشهر.

تقصَّ أي بند تسوية لم يُسوَّ خلال 30 يوماً، لأن بند التوقيت الحقيقي ينبغي أن يُسوّى في الكشف التالي. وترحيل البنود نفسها شهراً بعد شهر يخفي الأخطاء ويجعل رصيد النقد أصعب في الدفاع عنه.

• الإيداعات في الطريقينبغي أن يصل الإيداع إلى البنك خلال بضعة أيام عمل. وإن ظل أحدها مفتوحاً في نهاية الشهر التالي، فتحقق مما إذا كان قد فُقد أو رُفض أو رُحّل إلى حساب آخر أو سُجّل مرتين
• الشيكات المعلّقةتواصل مع المستفيد عندما يبلغ الشيك العمر الذي تحدده سياستك، مثل 90 يوماً. وبموجب المادة UCC § 4-404، لا يُلزَم البنك بصرف شيك يُقدَّم بعد أكثر من ستة أشهر من تاريخه، فشيك مثل 9876 في المثال يحتاج إلى قرار
• إلغاء الشيكإن أكد المستفيد أن المبلغ لم يعد مستحقاً أو أعدت إصداره، فألغِ الشيك الأصلي بجعل النقد مديناً والحسابات الدائنة أو المصروف الأصلي دائناً
• الأموال غير المطالب بهاإن تعذّر الوصول إلى المستفيد، فالمبلغ ليس دخلاً. فقوانين الأموال غير المطالب بها في الولايات تُلزمك بالإبلاغ عنها وتحويلها بعد فترة خمول تختلف من ولاية إلى أخرى

احسب عمر كل بند من تاريخ ظهوره الأول، لا من التسوية الحالية. وسياسة قصيرة تسمّي العمر الذي تُصعَّد عنده البنود إلى المراقب المالي تمنح مراجعك ومدققيك قاعدة واحدة يختبرونها.

نعم، يمكن لبرامج التسوية البنكية أن تؤتمت العمل على مراحل، بدءاً بمطابقة المعاملات ثم الفروقات والقيود. وأتمتة المطابقة أولاً تفرّغ فريقك للبنود التي تحتاج إلى حكم.

• التغذية البنكيةتتدفق بيانات الكشف إلى نظامك المحاسبي يومياً عبر اتصال بالبنك أو استيراد ملف، بدلاً من تنزيل شهري
• المطابقةتطابق القواعد الإيداعات والمدفوعات مع قيود دفتر الأستاذ العام بالمبلغ والتاريخ والمرجع، ولا تترك سوى الفروقات
• الفروقاتيُدرج كل بند غير مطابق مع مبلغه وتاريخه وسببه المرجح، مثل رسم أو شيك مرتجع أو أرقام مقلوبة
• القيود والمراجعةتُعدّ قيود بنود جانب الدفاتر للاعتماد، ويعتمد مراجع مسمّى التسوية

وفي NetSuite، تستورد البيانات البنكية وتطبّق قواعد المطابقة في صفحة Match Bank Data. ثم تُكمل التسوية في صفحة Reconcile Account Statement. ولنظرة أوسع على مواضع إسهام الذكاء الاصطناعي في الإقفال، راجع هل يجعل الذكاء الاصطناعي إقفال نهاية الشهر أدق؟ ما تقوله الأدلة. ولمراجعة ميزان المراجعة التي تلي التسويات، راجع ميزان المراجعة بعد الإقفال: أمثلة وأنواعه ومتى يُعَدّ.

يُسوّي وكيل الإقفال لدينا كل حساب بنكي مهمةً في قائمة تحقق الإقفال لديك. فيطابق كل سطر في كشف الحساب مع دفتر الأستاذ، ويعرض كل فرق بمبلغه وتاريخه ومصدره ومرجعه. ولبنود جانب الدفاتر، يُعدّ القيد وورقة العمل. وعندما ينقص كشف حساب، يتوقف ويطلبه، ولا يُرحَّل شيء إلى نظام ERP لديك حتى يعتمده معتمِد مسمّى. وإذا أردت أن تُعَدّ تسوياتك البنكية قبل أن يبدأ فريقك الإقفال، فتعرّف إلى وكيل الإقفال لدينا.