قيود التسوية: أنواعها وأمثلة ومتى تُعكس

قيود التسوية في المحاسبة، أو قيود يومية التسوية كما تُسمّى أيضاً، هي قيود نهاية الفترة التي تنقل دفاترك مما سُجّل خلال الشهر إلى ما حدث فيه فعلاً. وتُرحّلها بعد ميزان المراجعة قبل التسوية وقبل أن تُعِدّ القوائم المالية.

• الاستحقاقتسجيل إيراد أو مصروف قبل أن يتحرك النقد، مثل أجور اكتُسبت ولم تُدفع بعد
• التأجيلنقل مبلغ دُفع أو قُبض في وقت سابق، مثل اشتراك مدفوع مقدماً أو دفعة مقدمة من عميل، إلى المصروفات أو الإيرادات كلما استُخدم أو اكتُسب
• التقديرتسجيل مبلغ يعتمد على الحكم المهني، مثل الإهلاك أو الخسائر الائتمانية المتوقعة

كل قيد تسوية قيدُ يومية، لكن ليس كل قيد يومية قيدَ تسوية. فقيد اليومية المعتاد يسجّل المعاملة حين تقع، مثل فاتورة مورّد أو دفعة من عميل. أما قيد التسوية فيصحّح التوقيت في نهاية الفترة، لذا تحتاج إليه كلما أعددت تقاريرك على أساس الاستحقاق. وللاطلاع على كامل قيود نهاية الشهر وما تراجعه في كل منها، راجع قيود اليومية في نهاية الشهر: أمثلة وما الذي تراجعه.

هناك أربعة أنواع أساسية: الإيرادات المستحقة، والمصروفات المستحقة، والمصروفات المدفوعة مقدماً، والإيرادات المؤجلة. والقوائم التي تضيف الإهلاك والخسائر الائتمانية والمخزون أو المستلزمات تجعلها خمسة أو ستة أو سبعة أنواع. ومعرفة النوع تخبرك بالحسابات التي تستخدمها، والمستندات المؤيدة التي ترفقها، وهل تعكس القيد أم لا.

الأنواع الأربعة الأولى هي أنواع الاستحقاق والتأجيل. وتعمل قيود التسوية للإهلاك عمل التأجيل: دفعت ثمن الأصل مقدماً، وتُحمّل تكلفته على المصروفات على مدى عمره الإنتاجي. لذا فالجواب عن سؤال «ما قيود التسوية السبعة؟» هو هذه الأربعة وثلاثة تقديرات وتوزيعات شائعة.

وللتعمق في نوعي الاستحقاق، راجع المصروفات المستحقة والإيرادات المستحقة: التعريف والأمثلة وقيد اليومية.

رؤية كل تسويات شركة واحدة في شهر واحد تبيّن كيف تتكامل وما أثرها في قائمة الدخل. وكل مبلغ أدناه مأخوذ من جدول أو عملية حسابية يمكن لفريقك إرفاقها مستنداً مؤيداً.

تضيف القيود السبعة $57,000 من الإيرادات (القيدان 3 و5) و$747,500 من المصروفات (القيود 1 و2 و4 و6 و7). أي أن ربح أكتوبر قبل الضريبة ينخفض $690,500 مقارنةً بالدفاتر قبل التسوية.

كل قيد أعلاه يمسّ حساباً واحداً من قائمة الدخل وحساباً واحداً من الميزانية العمومية، ولا يمسّ أيٌّ منها النقد. والقيود 1 و2 و3 استحقاقات ستسوّيها دورة الرواتب التالية وفاتورة المورّد وفاتورة العميل، لذا فهي التي تُعكس في 1 نوفمبر. وتبقى القيود من 4 إلى 7، لأنه لا توجد معاملة لاحقة تكررها.

تؤثر قيود التسوية في حساب واحد على الأقل من قائمة الدخل (إيراد أو مصروف) وحساب واحد على الأقل من الميزانية العمومية (أصل أو التزام أو حساب مقابل للأصل). والتحقق من هذا الاقتران طريقة سريعة لكشف قيد وُجّه إلى حساب خاطئ. وهو أولى ثلاث قواعد لقيود التسوية:

1. 1حساب من قائمة الدخل وحساب من الميزانية العموميةفي كل قيد
2. 2تُسجَّل في نهاية الفترةبعد ميزان المراجعة قبل التسوية وقبل القوائم المالية
3. 3لا نقدلأن جانب النقد سُجّل حين تحرّك المال، أو سيُسجَّل حين يتحرك

هل تؤثر قيود التسوية في النقد أحياناً؟

وفق تعريف الكتب الدراسية، لا تؤثر في النقد أبداً. أما عملياً، فإن قيود التسوية البنكية تؤثر فيه. فالرسوم البنكية والفوائد المكتسبة ودفعات العملاء المرتجعة تظهر في كشف الحساب البنكي أولاً، فتسجّلها في الدفاتر في نهاية الشهر.

مثلاً، رسوم بنكية لشهر أكتوبر بقيمة $350 اكتُشفت أثناء التسوية البنكية تُسجَّل بجعل الرسوم البنكية مدينة والنقد دائناً. وسواء سمّيته قيد تسوية أو قيد مطابقة، فمكانه مراجعة نهاية الشهر نفسها. ولمعرفة أين تستقر هذه القيود قبل القوائم المالية، راجع ميزان المراجعة بعد الإقفال: أمثلة وأنواعه ومتى يُعَدّ.

اعكس القيد في اليوم الأول من الفترة التالية حين ستسجّل معاملة لاحقة الإيراد أو المصروف نفسه. ويشمل ذلك الاستحقاقات التي ستسوّيها فاتورة أو دورة رواتب. فالعكس يمنع احتساب الفاتورة أو الرواتب مرتين، ويتيح لفريقك ترحيل تلك المعاملة كالمعتاد دون التحقق مما سبق استحقاقه.

مع العكس، يُظهر نوفمبر $600 من مصروف الأتعاب القانونية عن عمل أكتوبر، وهو الفرق بين التقدير والفاتورة. ومن دونه، يُظهر نوفمبر مبلغ $18,600 كاملاً بينما يبقى استحقاق $18,000 في الميزانية العمومية. فيُحمَّل عمل أكتوبر على المصروفات مرتين، ويبقى مصروف نوفمبر مضخّماً بمبلغ $18,000 حتى يكتشف أحدهم الاستحقاق القديم.

قيود التسوية والتصحيح والعكس والإقفال كلها قيود يومية، لكن لكلٍّ منها وظيفة وتوقيت مختلفان. والفصل بينها يساعدك على مراجعة كل قيد مقابل مستنداته المؤيدة الصحيحة.

قيد التصحيح لفترة سابقة يحتاج إلى عناية إضافية، وكون تلك الفترة مُقفلة في نظام ERP لديك أو لا لا يحدد المعالجة. قيّم أولاً الأهمية النسبية للخطأ بالنسبة إلى الفترة السابقة والفترة الحالية معاً. فالخطأ الجوهري في قوائم أصدرتها بالفعل يتطلب إعادة عرضها. وحتى خطأ الفترة السابقة غير الجوهري يتطلب تنقيح الفترة السابقة إن كان تصحيحه الآن، أو تركه دون تصحيح، جوهرياً بالنسبة إلى الفترة الحالية، كما أوضح بول مونتر، كبير المحاسبين بالإنابة في هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية آنذاك، في بيان عن تقييم الأهمية النسبية صدر في مارس 2022. وإن لم ينطبق أيٌّ من ذلك، فسجّل التصحيح في الفترة الحالية مع تفسير موثّق.

اكتب قيد التسوية بأن تبدأ من الرصيد الخاطئ، وتحسب التغيير، وتسجّله مع مستنداته المؤيدة وتاريخ عكسه. واتباع الخطوات نفسها كل شهر يُبقي القيود متسقة وسهلة المراجعة.

1. 1حدّد الناقصاستخدم التسويات، وأوامر الشراء المفتوحة، وتقويم الرواتب، والعقود، وجداول الإطفاء لتجد الإيرادات أو المصروفات التي لم تلتقطها الدفاتر.
2. 2احسب المبلغاستخدم قاعدة ذلك القيد: أيام العمل غير المدفوعة × الرواتب اليومية، أو قيمة العقد ÷ أشهر الخدمة، أو تقدير المورّد للعمل المنجز.
3. 3سجّل القيدأرّخه بآخر يوم في الفترة، وسمِّ الحسابين، واكتب وصفاً يستطيع المراجِع متابعته دون أن يسأل.
4. 4أرفق المستندات المؤيدةأضف الجدول أو التقدير أو العملية الحسابية التي يستند إليها الرقم.
5. 5حدّد العكسللاستحقاقات، أدخل تاريخ عكس هو اليوم الأول من الفترة التالية.
6. 6اعرضه للمراجعةيعتمده شخص غير مُعِدّه قبل ترحيله.

كيف تُعِدّ قيوداً متكررة تُعكس تلقائياً في NetSuite؟

في NetSuite، تُعِدّ القيد الذي يُعكس تلقائياً في قيد اليومية نفسه، وتجعله يتكرر بمعاملة محفوظة (memorized transaction). وتصف وثائق NetSuite من Oracle الخطوات:

1. 1أدخل القيدانتقل إلى Transactions > Financial > Make Journal Entries وأدخل القيد بتاريخ آخر يوم في الشهر.
2. 2حدّد تاريخ العكسأدخل Reversal Date، مثل اليوم الأول من الشهر التالي. والقيد العكسي عكس القيد الأصلي تماماً ويبقى مرتبطاً به.
3. 3اختر متى يُنشأفعّل Defer Entry لينشئ NetSuite القيد العكسي تلقائياً في تاريخ العكس، أو ألغِ تفعيله لينشئه فوراً بتاريخ العكس.
4. 4احفظه للتكراراحفظ القيد، ثم اجعله معاملة محفوظة ليتكرر. وتختار هل يُرحَّل كل منها تلقائياً أم يذكّر فريقك بترحيله، وتديرها من Transactions > Management > Enter Memorized Transactions.

استخدم الترحيل التلقائي للمبالغ الثابتة، مثل توزيع شهري، والتذكيرات للاستحقاقات التي تتغير كل شهر، مثل الرواتب. ولا يرحّل NetSuite معاملة محفوظة إلى فترة مُقفلة أبداً، بل ينقلها إلى أول فترة مفتوحة تليها. وفي QuickBooks Online، تفتح قيد اليومية وتختار Reverse، فيُنشئ قيداً مقابلاً.

تحتاج هذه القيود إلى ضوابط أشد من المعاملات الروتينية، لأنها تعتمد على التقديرات وتُرحَّل يدوياً في أكثر أوقات الإقفال انشغالاً. والمدققون يختبرونها مباشرةً. فمعيار PCAOB رقم AS 2201 يُلزم المدقق بتقييم عملية إعداد التقارير المالية في نهاية الفترة، ومعيار AS 2401 يُلزم المدققين بفحص قيود اليومية والتسويات الأخرى بحثاً عن أدلة على تحريف جوهري محتمل ناتج عن الغش.

في شركة يعمل فيها نحو 300 شخص، يبدو التوزيع الواضح لمن يُعِدّ كل قيد ومن يراجعه على هذا النحو:

ثلاثة حدود مختلفة تُبقي المراجعة متناسبة:

• حد الترحيلالمبلغ الذي لا يُسجَّل دونه فرق روتيني، مثل $2,500
• حد الاعتمادالمبلغ الذي يعتمد عنده معتمِد أعلى، مثل اعتماد المراقب المالي فوق $25,000
• الأهمية النسبية للقوائم الماليةالمستوى الذي يستخدمه مدققوك للحكم على ما إذا كانت الأخطاء قد تغيّر قرار قارئ القوائم

حدّد هذه الحدود في سياسة مكتوبة وطبّقها باتساق. ولا يجوز لأحد أن يعتمد قيده بنفسه، وكل قيد يدوي يحتاج إلى مستندات مؤيدة، حتى دون حد الترحيل. ويجب حظر تقسيم القيد للبقاء دون أحد الحدود. ولمعرفة موقع هذه المهام في الإقفال ومن يتولاها، راجع قائمة تحقق إقفال نهاية الشهر: المسؤولون والمدخلات والمراجعة.

يُعِدّ وكيل الإقفال لدينا قيود التسوية مهامَّ في قائمة تحقق الإقفال لديك. فيبني كل استحقاق وقيد إطفاء للمدفوعات المقدماً وقيد عكسي قيدَ يومية متوازناً مع ورقة عمله، ويربط كل مبلغ بمصدره. ولا يُرحَّل شيء إلى نظام ERP لديك حتى يعتمده معتمِد مسمّى. وإذا أردت أن تُعَدّ تسويات نهاية الشهر قبل أن يبدأ فريقك الإقفال، فتعرّف إلى وكيل الإقفال لدينا.