الحسابات الدائنة
عالِج فروقات الحسابات الدائنة قبل أن تصبح مشكلات في السداد.
يقارن وكلاء الذكاء الاصطناعي لدينا الفواتير وأوامر الشراء وسندات الاستلام والعقود وبيانات السداد، ويتقصّون الفروقات، ويُجهّزون الإجراء التالي للمراجعة.
المورد
Amazon Web Services
- الفاتورة INV-4518
- $18,420.00
- أمر الشراء 8823
- $16,900.00
- الفرق
- +$1,520.00
الفاتورة مقابل أمر الشراء، بنداً بنداً
| البند | الفاتورة | أمر الشراء | الفرق |
|---|---|---|---|
| حوسبة EC2، ملتزم بها | 11,200.00 | 11,200.00 | 0.00 |
| تخزين S3 | 5,700.00 | 5,700.00 | 0.00 |
| نقل البيانات الصادر | 1,520.00 | — | +1,520.00 |
| الإجمالي | 18,420.00 | 16,900.00 | +1,520.00 |
ما تم التحقق منه
- البند 4.2 من اتفاقية المؤسسات يحتسب نقل البيانات حسب الاستخدام
- تقرير استخدام فبراير يُظهر نقل 17.4 تيرابايت
- فاتورتا يناير وفبراير تضمّنتا البند نفسه
وكيل الحسابات الدائنة
الزيادة رسوم نقل بيانات تُحتسب حسب الاستخدام. يسمح بها العقد وتتكرر كل شهر، لكن أمر الشراء 8823 لا يغطي إلا البنود الملتزم بها.
المعالجة المقترحة
تعديل أمر الشراء 8823 بمبلغ $1,520.00، ثم تسجيل الفاتورة.
معظم عمل الحسابات الدائنة ليس المسار السهل.
إدخال الفواتير هو الجزء السهل، وتقوم به معظم أدوات الحسابات الدائنة. العمل الحقيقي هو معالجة كل ما لا يتطابق.
المسار السهل
ما تؤتمته معظم أدوات الحسابات الدائنة
- وصول الفاتورة
- تطابقت
- اعتُمدت
- سُدّدت
كل ما لا يتطابق
هنا يضيع الأسبوع
- 1وصول الفاتورةالحسابات الدائنة
- 2لا تتطابقالحسابات الدائنة
- 3أحدهم يراجع أمر الشراءالحسابات الدائنة
- 4يبحث في البريد عن عرض السعرالحسابات الدائنة
- 5يراسل المشترياتالمشتريات
- 6يتواصل مع الموردالمورد
- 7يحدّث نظام ERPالحسابات الدائنة
دع وكيل الحسابات الدائنة لدينا يتقصّى الفرق.
يذهب حيث كان فريقك سيذهب — نظام ERP والعقد وبيانات الاستخدام والفواتير السابقة — ويعود بسبب مرجّح ومعالجة مقترحة.
- استلام الفاتورة
- مطابقتها مع أمر الشراء والاستلام والعقد
- رصد الفرق
- البحث في الأنظمة المساندة
- تحديد السبب المرجّح
- اقتراح المعالجة
- مراجعة أحد أعضاء الفريق
- تحديث نظام ERP أو التواصل مع المورد
Business Centralأمر الشراء 8823 وسندات استلامه
أمر الشراء $16,900.00 · لا بند لنقل البيانات
Gmailالعقد والمراسلات مع AWS
اتفاقية المؤسسات، البند 4.2: النقل حسب الاستخدام
Snowflakeجدول التكلفة والاستخدام لشهر فبراير
نقل 17.4 تيرابايت · $1,520.00
BILLالفواتير السابقة من هذا المورد
النقل في يناير $1,380.00 · فبراير $1,455.00
Slack#المشتريات، تعديلات أوامر الشراء
لم يُطلب أي تعديل على أمر الشراء 8823
السبب المرجّح
رسوم نقل بيانات حسب الاستخدام لم يغطّها أمر الشراء. يسمح بها العقد، وتتسق مع الشهرين السابقين، ولم تُضَف إلى أمر الشراء قط.
الفروقات التي تستهلك وقت الحسابات الدائنة فعلاً.
ستة أنواع من الفروقات يتقصّاها الوكيل قبل السداد. افتح أياً منها لترى ما يتحقق منه.
عدم تطابق الفواتيرتقصَّ الفروقات بين الفاتورة وأمر الشراء وسند الاستلام.
ما يقوم به وكيلنايقارن الفاتورة بنداً بنداً مع أمر الشراء وسند الاستلام، ثم يبحث عن سبب كل فرق في العقد وبيانات الاستخدام والمراسلات.
INV-4518 · 3 بنود · 2 متطابقة · نقل بيانات +$1,520.00 خارج أمر الشراء 8823
الفواتير المكررةحدّد الفواتير أو الرسوم المكررة المحتملة قبل السداد.
ما يقوم به وكيلنايبحث عبر الموردين والمبالغ والتواريخ وأرقام الفواتير عن التشابهات التي يفوّتها البحث المباشر: ملف PDF أُعيد إرساله، أو مرجع تغيّر، أو الرسوم نفسها على بطاقة.
INV-77140 و INV-77140A · المورد نفسه · المبلغ نفسه · بفارق 3 أيام
تسرّب التسعيراكتشف الأسعار والرسوم وفروقات العقود غير المتوقعة.
ما يقوم به وكيلنايتحقق من أسعار الوحدات والرسوم والإضافات مقابل العقد وسجل المورد نفسه، ويرصد ما لم يوافق عليه أحد.
سعر الوحدة $212.00 مقابل $195.00 في العقد · 400 وحدة · زيادة $6,800.00
الإشعارات الدائنة من الموردينحدّد الإشعارات الدائنة المتاحة أو غير المطبّقة.
ما يقوم به وكيلنايجد الإشعارات الدائنة التي صدرت ولم تُطبَّق، والمبالغ التي يدين بها المورد ولم يُصدر إشعاراً بها، قبل خروج الدفعة التالية.
CN-3310 · $2,450.00 · صدر في 4 فبراير · لم يُطبَّق على أي فاتورة مفتوحة
فروقات المدفوعاتتقصَّ المدفوعات الفاشلة أو المحجوبة أو غير المعتادة.
ما يقوم به وكيلنايتتبّع الدفعة التي ارتدّت أو توقفت أو خرجت مرتين عبر البنك ونظام ERP ودورة السداد، ويوضّح ما يجب فعله.
الدفعة 40912 · مرتجعة R02 · الحساب مغلق · بيانات بنك المورد قديمة
تغييرات بيانات الموردينأبرِز التغييرات، كبيانات الحساب البنكي، لمراجعة إضافية.
ما يقوم به وكيلنايرصد أي تغيير في حساب المورد البنكي أو عنوانه أو جهة الاتصال قبل أن تستخدمه الدفعة التالية، ويُعلِّمه ليؤكده شخص ثانٍ.
الهلال للمثبتات · تغيّر الحساب البنكي في 18 مارس · مُعلَّمة قبل الدفعة التالية
مثال تطبيقي
رسوم إضافية لم يوافق عليها أحد.
تصل فاتورة مورد تزيد $4,400.00 على أمر الشراء. هكذا ينتقل وكيل الحسابات الدائنة لدينا من عدم التطابق إلى رد يستطيع مدير الحسابات الدائنة اعتماده.
- يقارن الفاتورة مع PO-7710: 400 وحدة بسعر $195.00 في كليهما، إضافةً إلى بند لا يتضمنه أمر الشراء.الوكيل
- يتحقق من سند الاستلام GR-5520: وصلت الوحدات الـ400 كلها في 18 مارس بشحن عادي.الوكيل
- يراجع آخر ست فواتير من المورد: لم تتضمن أيٌّ منها رسوم مناولة.الوكيل
- يحدد الفرق: رسوم مناولة عاجلة بقيمة $4,400.00 لم تُطلب ولم تُعتمد.الوكيل
- يجمع أمر الشراء وسند الاستلام والفاتورة وسجل الفواتير في سجل واحد.الوكيل
- يُعدّ رداً يطلب إشعاراً دائناً، ويقترح سداد المبلغ المتفق عليه $78,000.00 في موعده.الوكيل
- يرسل الاثنين إلى مدير الحسابات الدائنة للمراجعة.مدير الحسابات الدائنة
- الفاتورةINV-20931 · 400 × 195.00 + مناولة عاجلة$82,400.00
- أمر الشراءPO-7710 · 400 × 195.00 · توصيل عادي$78,000.00
- الاستلامGR-5520 · استلام 400 في 18 مارس · شحن عادي400 وحدة
المقترح
سداد $78,000.00 في موعدها، وتعليق $4,400.00 حتى يُصدر المورد إشعاراً دائناً أو يثبت أنها اعتُمدت.
الرد المُعدّ
- إلى
- المدار للتوريدات الصناعية · الفوترة
- الموضوع
- INV-20931: رسوم مناولة عاجلة غير واردة في PO-7710
مرحباً — تتضمن الفاتورة INV-20931 رسوم مناولة عاجلة بقيمة $4,400.00. صدر أمر الشراء PO-7710 بتوصيل عادي، ووصلت البضاعة بشحن عادي، ولم تتضمن فواتيركم الأخيرة هذه الرسوم. نرجو إصدار إشعار دائن بمبلغ $4,400.00، أو إرسال ما يثبت اعتماد المناولة العاجلة. وسنسدد المبلغ المتفق عليه $78,000.00 في موعده.
مُعدّ للمراجعة. لا يرسله الوكيل.
يتوقف فريقك عن البحث ويبدأ باتخاذ القرار.
ينتقل التقصّي إلى الوكيل، وتبقى القرارات التقديرية مع الأشخاص المسؤولين عنها.
قبل
- الفريق يبحث
- الفريق يقارن
- الفريق يتابع
- الفريق يوثّق
مع وكيل الحسابات الدائنة لدينا
- الوكيل يتقصّى
- الحسابات الدائنة تراجع الفروقات
- الفريق يتخذ القرارات التقديرية
حلول أخرىتسوية الحساباتحل فروقات الإقفالإعداد الاستحقاقاتإدارة المدفوعات المقدمةتفسير الأداءالتقارير الإداريةإبقاء التوقعات محدّثةنمذجة قرارات الأعمالتسريع التحصيل
أحضِر إلينا أصعب فروقات حساباتك الدائنة.
اختر الفواتير التي استغرقت أطول وقت من فريقك الشهر الماضي، وسنريك كيف كان وكيل الحسابات الدائنة لدينا سيعالجها.