النماذجExcel وGoogle Sheets
نموذج تسوية الحسابات: تنزيل مجاني لبرنامجي Excel وGoogle Sheets مع مثال محلول
قراءة في 17 دقيقة
أبرز النقاط
- نموذج تسوية الحسابات المجاني مصنف واحد بسبعة تبويبات يُسوّي حتى 150 حساباً من الميزانية العمومية و500 بند تسوية لإقفال شهري واحد، في Excel أو Google Sheets، دون وحدات ماكرو.
- تُجلب أرصدة دفتر الأستاذ العام من ميزان المراجعة الذي تلصقه، وتُحسب أعمار البنود المفتوحة حتى تاريخ نهاية الفترة، وتُحسب حالة كل حساب من الفرق غير المفسَّر واعتماد شخصين.
- في المثال المحلول، يُسوّى رصيد المصروفات المستحقة لدى Alder Ridge Software البالغ $611,400.00 وجدول استحقاقاتها البالغ $604,220.00 كلاهما إلى $607,720.00، مع ثلاثة قيود يومية للترحيل.
نموذج تسوية الحسابات جدول بيانات يُثبت رصيد حساب في دفتر الأستاذ العام بمؤيدات مستقلة، مثل دفتر أستاذ مساعد أو جدول أو كشف حساب. ويوثّق أيضاً كل بند يفسّر الفرق. ويُسوّي هذا المصنف المجاني حتى 150 حساباً من الميزانية العمومية لإقفال واحد في ملف واحد. فيجلب أرصدة دفتر الأستاذ العام من ميزان المراجعة لديك، ويحسب أعمار البنود المفتوحة، ويرحّل حركة الجداول، ويحسب حالة كل حساب.
نزّل نموذج تسوية الحسابات (Excel)
سبعة تبويبات: Instructions وSummary وWorkpaper وItems وSupport وTrial balance وLists. مجاني، دون بريد إلكتروني، ودون وحدات ماكرو. اطبع تبويب Workpaper أو احفظه بصيغة PDF. والملف باللغة الإنجليزية.
مصنف واحد للإقفال كله يمنح مراجعك مكاناً واحداً للاعتماد. ويُظهر أيضاً أي الحسابات ما زالت تفصلك عن الإقفال، ويحفظ سجلاً مؤرخاً لكل بند تسوية. ولمفاهيم كل خطوة، انظر دليل تسوية الحسابات.
ماذا يجب أن يتضمن نموذج تسوية الحسابات؟
يجب أن يتضمن نموذج تسوية الحسابات الحساب والفترة، ورصيد دفتر الأستاذ العام، ورصيداً مؤيداً مستقلاً، وكل بند تسوية بتاريخه ومسؤوله وعمره، وفرقاً غير مفسَّر يساوي صفراً أو يقع ضمن الحد، واعتماداً مؤرخاً من شخصين. وتحتاج حسابات الجداول، مثل المستحقات والمدفوعات المقدمة، إلى جدول حركة الرصيد أيضاً.
- رصيد دفتر الأستاذ العامالرصيد الختامي للحساب في ميزان المراجعة عند نهاية الفترة
- الرصيد المؤيدالرصيد نفسه من مصدر مستقل، مثل تقرير أعمار الذمم المدينة، أو جدول الاستحقاقات، أو كشف حساب بنكي، أو دفتر أستاذ الطرف المقابل
- بند التسويةمبلغ محدد مؤرخ يفسّر جزءاً من الفرق، مع مسؤول عنه ومرجع مؤيد له
وإليك موضع كل جزء في الملف:
| التبويب | ما يحويه | ما تُدخله |
|---|---|---|
| Instructions | الخطوات، وأنواع البنود، وقواعد الإشارات، ومعاني الحالات، وقواعد الأعمار، وملاحظات Google Sheets | لا شيء |
| Summary | الإعدادات، ومؤشرات الإقفال، وصف لكل حساب (حتى 150) برصيد دفتر الأستاذ العام والرصيد المؤيد، وبنود التسوية، والفرق غير المفسَّر، والبنود المفتوحة والمتقادمة، والاعتماد، وتاريخ الاستحقاق، والحالة، والالتزام بالموعد | الشركة ونهاية الفترة والحد وقواعد الأعمار، ثم رقم كل حساب واسمه وفئته ورصيده الطبيعي ومخاطره ومؤيداته ومُعِدّه ومراجِعه وتواريخه ويوم استحقاقه |
| Workpaper | تسوية حساب واحد، معدّة للطباعة على صفحة عرضية واحدة: الأرصدة، وجدول حركة الرصيد، والبنود المفتوحة، والاعتماد | رقم الحساب، والرصيد الختامي المُسوّى للشهر الماضي، وملاحظات المراجِع |
| Items | كل بند تسوية لكل حساب (حتى 500)، مع الجانب، وعلامة القيد، والعمر، وفئة التقادم، والتصعيد | معرّف البند، والحساب، وتاريخ النشوء، والوصف، والنوع، والمبلغ، والمسؤول، والتاريخ المستهدف، والإجراء، والمرجع المؤيد، وتاريخ التسوية |
| Support | الجداول وجداول حركة الرصيد للحسابات التي تؤيدها بجدول من إعدادك (حتى 500 سطر) | الحساب، والسطر، والوصف، والأساس، والافتتاحي، والإضافات، والتخفيضات، والمرجع |
| Trial balance | ميزان المراجعة المصدَّر لديك (حتى 1,000 صف)، مع الإجماليات، وفحص التوازن، وعدد الحسابات الغائبة عنه | رقم الحساب، والاسم، والمدين، والدائن |
| Lists | أنواع البنود بجانبها وعلامة قيدها، وفئات الحسابات، والأرصدة الطبيعية، وتصنيفات المخاطر، والعطلات الفدرالية الأمريكية لعامَي 2026 و2027 | عطلات شركتك، إن وُجدت |
الخلايا الزرقاء على خلفية صفراء فاتحة مُدخلات، والخلايا السوداء معادلات. والأوراق محمية دون كلمة مرور، كي لا يكتب أحد فوق معادلة سهواً. ولا يحوي الملف روابط إلى ملفات أخرى. وتسع النسخة الواحدة حتى 150 حساباً، و500 بند تسوية، و500 سطر جدول، و1,000 صف من ميزان المراجعة؛ ولدليل حسابات أكبر، استخدم نسخة لكل كيان أو مجموعة حسابات.
كيف تعبّئ نموذج تسوية الحسابات؟
تعبّئ النموذج في ثماني خطوات: أعِدّ الفترة، والصق ميزان المراجعة، وأدرج حساباتك، وأدخل المؤيدات، وسجّل كل بند تسوية، ورحّل القيود، واعتمد، وانقل البنود المفتوحة إلى الشهر التالي.
- أعِدّ الفترةفي Summary، أدخل الشركة، ونهاية الفترة، وتاريخ الحالة، والحد الافتراضي في C2:C5. وتقع قواعد التصعيد في F2:F4.
- الصق ميزان المراجعةصدّر ميزان المراجعة بتاريخ نهاية الفترة من برنامجك المحاسبي، والصق رقم الحساب والاسم والمدين والدائن قيماً في تبويب Trial balance. وتأكد من أن Balanced? يعرض Yes.
- أدرج حساباتكأضف صفاً في Summary لكل حساب من الميزانية العمومية بفئته ورصيده الطبيعي ومخاطره ومصدر مؤيداته ويوم العمل المستحق فيه. ويُملأ رصيد دفتر الأستاذ العام من ميزان المراجعة. وإذا بنيت قائمة مهامك في مولّد قائمة تحقق الإقفال الشهري المجاني، فطابق كل يوم استحقاق بمهام تسويته.
- أدخل المؤيداتاكتب الرصيد المؤيد في Support per report. ولحساب يؤيده جدول، أدخل سطوره في تبويب Support واترك Support per report فارغاً، فيستخدم Summary إجمالي الجدول.
- سجّل كل بند تسويةفي Items، أدخل تاريخ نشوء البند أول مرة، ووصفاً، والنوع، والمبلغ بوصفه التغيير في رصيد ذلك الجانب، ومسؤولاً، وتاريخاً مستهدفاً، والمرجع المؤيد. ويُملأ Side وEntry needed من النوع.
- رحّل القيودرحّل قيد يومية لكل بند مفتوح معلَّم Entry needed: Yes. وإذا رحّلته في الفترة ولصقت ميزان مراجعة محدَّثاً، فأدخل تاريخ نهاية الفترة تاريخَ تسويته ليخرج من الإجماليات.
- اعتمديضيف المُعِدّ اسمه وتاريخه في Summary، ويضيف مراجِع مختلف اسمه وتاريخه بعد مراجعة تبويب Workpaper.
- انقل إلى الشهر التالياحفظ نسخة للشهر. وفي الشهر التالي، غيّر نهاية الفترة، والصق ميزان المراجعة الجديد، وأبقِ البنود المفتوحة بتواريخها الأصلية، وأدخل تاريخ تسوية لكل بند سُوّي.
وتصلح الخطوات نفسها لإعداد نموذج تسوية لحساب مصروفات: أضف الحساب إلى Summary، واختر مؤيداته، مثل كشف حساب مورّد أو جدول توزيع، وسجّل البنود بالطريقة نفسها. وللمنشآت الصغيرة، أدرج كل حساب له رصيد أو حركة في الفترة، وأي حساب تقتضيه سياستك، وأبقِ الحد الافتراضي الواحد، واستخدم مُعِدّاً واحداً ومراجِعاً واحداً. وسمِّ كل نسخة شهرية بفترتها، مثل «تسويات الحسابات، أكتوبر 2026»، ليسهل العثور على البنود المفتوحة من الشهر الماضي.
مثال على تسوية الحسابات: المصروفات المستحقة لدى شركة واحدة
في المثال المحلول، تُسوّي Alder Ridge Software المصروفات المستحقة في 31 أكتوبر 2026: يُظهر دفتر الأستاذ العام $611,400.00، ويُظهر جدول الاستحقاقات $604,220.00، وتوصل أربعة بنود تسوية الجانبين إلى $607,720.00. والفرق غير المفسَّر $0.00، وثلاثة قيود يومية تحتاج إلى ترحيل.
مثال
شركة Alder Ridge Software, Inc. شركة برمجيات كخدمة خيالية من نحو 150 موظفاً تُقفل أكتوبر 2026 على أساس الاستحقاق وفق المبادئ المحاسبية الأمريكية (US GAAP). وكل المبالغ توضيحية، والأرقام نفسها معبأة مسبقاً في الملف، ويظهر الحساب 2100 Accrued expenses في تبويب Workpaper.
تسوية الحساب، Alder Ridge Software, Inc.، 2100 Accrued expenses، 31 أكتوبر 2026
| السطر | المبلغ |
|---|---|
| رصيد دفتر الأستاذ العام حسب ميزان المراجعة | $611,400.00 |
| يُضاف: بنود التسوية في جانب دفتر الأستاذ العام (AE-01 وAE-02 وAE-03) | (3,680.00) |
| رصيد دفتر الأستاذ العام المعدَّل | $607,720.00 |
| الرصيد المؤيد حسب جدول الاستحقاقات | $604,220.00 |
| يُضاف: بند التسوية في جانب المؤيدات (AE-04) | 3,500.00 |
| الرصيد المؤيد المعدَّل | $607,720.00 |
| الفرق قبل بنود التسوية | 7,180.00 |
| الفرق غير المفسَّر | 0.00 |
الحساب في كل جانب:
- جانب دفتر الأستاذ العام$611,400.00 − $4,800.00 − $6,000.00 + $7,120.00 = $607,720.00
- جانب المؤيدات$604,220.00 + $3,500.00 = $607,720.00
- الفجوةالفرق البالغ $7,180.00 قبل بنود التسوية هو $3,680.00 المبالَغ فيها في دفتر الأستاذ العام زائد $3,500.00 الغائبة عن الجدول
بنود التسوية
يحمل كل بند نوعاً وعمراً وإجراءً، ليرى المراجِع ما يُسوّيه ومن المسؤول عنه. وS. Patel مسؤول عن البنود الأربعة.
| البند | الجانب | المبلغ | العمر في 31 أكتوبر |
|---|---|---|---|
| AE-01GL error | GL | (4,800.00) | 78 |
| AE-02Reclass | GL | (6,000.00) | 46 |
| AE-03Unrecorded entry | GL | 7,120.00 | 0 |
| AE-04Support correction | Support | 3,500.00 | 0 |
| البند | تاريخ النشوء | الوصف | الإجراء أو القيد |
|---|---|---|---|
| AE-01 | 14 أغسطس 2026 | استحقاق أتعاب قانونية ليوليو لم يُعكس بعد ترحيل الفاتورة إلى الحسابات الدائنة في 14 أغسطس | JE-11-004 |
| AE-02 | 15 سبتمبر 2026 | مبلغ مردود لعميل رُحّل إلى Accrued expenses بدلاً من Customer refunds payable | JE-11-005 |
| AE-03 | 31 أكتوبر 2026 | استحقاق المرافق وخدمات المكتب لأكتوبر مدرج في الجدول وغير مرحَّل | JE-11-006 |
| AE-04 | 31 أكتوبر 2026 | أتعاب وسيط المزايا مستحقة في JE-10-118 لكنها غائبة عن جدول الاستحقاقات | إضافة السطر AE-L9 إلى الجدول |
ويبقى AE-00، وهو استحقاق متعاقد لسبتمبر سُوّي في 5 أكتوبر، في تبويب Items بحالة Cleared وخارج الإجماليات. وإجمالي البنود المفتوحة المعروضة في Workpaper، أي ($180.00)، يساوي ($3,680.00) من بنود جانب دفتر الأستاذ العام زائد $3,500.00 من بند جانب المؤيدات، فيعرض Items agree to balances القيمة Yes.
جدول حركة رصيد الجدول
يُثبت جدول حركة الرصيد اكتمال الجدول قبل أن تعتمد عليه: $634,050.00 رصيداً افتتاحياً + $280,220.00 إضافات − $310,050.00 تخفيضات = $604,220.00.
| السطر | الافتتاحي 1 أكتوبر | الإضافات | التخفيضات | الختامي 31 أكتوبر |
|---|---|---|---|---|
| AE-L1استخدام الاستضافة السحابية، لم يُفوتر بعد · تقرير الاستخدام | 92,400.00 | 96,750.00 | 92,400.00 | 96,750.00 |
| AE-L2عمولات مبيعات مكتسبة، تُدفع الشهر التالي · احتساب العمولات | 141,600.00 | 58,300.00 | 141,600.00 | 58,300.00 |
| AE-L3أتعاب المراجعة السنوية، تُستحق شهرياً · خطاب الارتباط | 54,000.00 | 9,000.00 | 0.00 | 63,000.00 |
| AE-L4مستشار قانوني خارجي · تقدير المستشار | 18,200.00 | 22,450.00 | 18,200.00 | 22,450.00 |
| AE-L5متعاقد التنفيذ · سجلات الوقت | 36,000.00 | 41,600.00 | 36,000.00 | 41,600.00 |
| AE-L6مكافآت الموظفين، السنة المالية 2026 · احتساب خطة المكافآت | 270,000.00 | 30,000.00 | 0.00 | 300,000.00 |
| AE-L7المرافق وخدمات المكتب · الفواتير السابقة | 6,850.00 | 7,120.00 | 6,850.00 | 7,120.00 |
| AE-L8أتعاب وكالة التسويق الشهرية · عقد الوكالة | 15,000.00 | 15,000.00 | 15,000.00 | 15,000.00 |
| الإجمالي | 634,050.00 | 280,220.00 | 310,050.00 | 604,220.00 |
ويطابق الرصيد الافتتاحي الرصيد الختامي المُسوّى لسبتمبر البالغ $634,050.00، فيعرض Opening check القيمة Agrees. وقد يغيب سطر عن جدول يتطابق مع جدول حركته، ولهذا وُجد AE-04. فأتعاب الوسيط البالغة $3,500.00 موجودة في دفتر الأستاذ العام أصلاً، فالتصحيح سطر جديد في الجدول، لا قيد يومية. ويتناول دليل المصروفات المستحقة طريقة تقدير كل استحقاق في الجدول.
قيود اليومية
تُنتج البنود الثلاثة في جانب دفتر الأستاذ العام ثلاثة قيود، كلها بتاريخ 31 أكتوبر 2026.
| الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|
| JE-11-004: عكس استحقاق الأتعاب القانونية ليوليو | ||
| المصروفات المستحقة | $4,800.00 | |
| الأتعاب القانونية | $4,800.00 | |
| JE-11-005: إعادة تصنيف المبلغ المردود للعميل | ||
| المصروفات المستحقة | $6,000.00 | |
| مبالغ مردودة مستحقة للعملاء | $6,000.00 | |
| JE-11-006: استحقاق المرافق وخدمات المكتب لأكتوبر | ||
| مصروف المرافق | $7,120.00 | |
| المصروفات المستحقة | $7,120.00 | |
يبلغ إجمالي المدين والدائن $17,920.00 لكل منهما. وتخفّض القيود المصروفات المستحقة بصافي $3,680.00، فيصل دفتر الأستاذ العام إلى $607,720.00. كما تخفّض دخل أكتوبر قبل الضريبة بمبلغ $2,320.00: $7,120.00 مصروف مرافق جديداً ناقص $4,800.00 عكس الأتعاب القانونية. أما JE-11-005 فينقل الرصيد بين حسابَي مطلوبات ولا يمسّ الدخل.
أعدّ S. Patel التسوية في 4 نوفمبر 2026، وراجعها D. Ruiz في 5 نوفمبر، وهو تاريخ استحقاقها، فتعرض الحالة Reviewed ويعرض الالتزام بالموعد On time.
نموذج تسوية حسابات الميزانية العمومية: متابعة حساباتك في ملف واحد
تابع حتى 150 حساباً من الميزانية العمومية في تبويب Summary: صف لكل حساب برصيد دفتر الأستاذ العام، والرصيد المؤيد، والفرق غير المفسَّر، والبنود المفتوحة، وأقدم بند، والمُعِدّ، والمراجِع، وتاريخ الاستحقاق، وحالة محسوبة. وهذه حسابات Alder Ridge الاثنا عشر لأكتوبر 2026، كما في 6 نوفمبر:
| الحساب | رصيد دفتر الأستاذ العام | الرصيد المؤيد | الفرق غير المفسَّر |
|---|---|---|---|
| 1010 Operating cash | 3,482,615.40 | 3,516,240.15 كشف الحساب البنكي (التسوية البنكية) | 0.00 |
| 1100 Accounts receivable | 2,914,380.00 | 2,902,630.00 تقرير أعمار الذمم المدينة | 0.00 |
| 1300 Prepaid expenses | 486,900.00 | 486,900.00 جدول المدفوعات المقدمة | 0.00 |
| 1500 Property and equipment, cost | 1,264,300.00 | 1,264,300.00 سجل الأصول الثابتة | 0.00 |
| 1550 Accumulated depreciation | 512,840.00 | 512,840.00 سجل الأصول الثابتة | 0.00 |
| 1700 Intercompany receivable, UK | 318,400.00 | 309,950.00 دفتر أستاذ الكيان البريطاني | 0.00 |
| 2000 Accounts payable | 1,046,215.30 | 1,046,215.30 تقرير أعمار الذمم الدائنة | 0.00 |
| 2100 Accrued expenses | 611,400.00 | 604,220.00 جدول الاستحقاقات (تبويب Support) | 0.00 |
| 2150 Accrued payroll and benefits | 402,118.62 | 402,118.62 سجل الرواتب | 0.00 |
| 2300 Deferred revenue | 4,870,500.00 | 4,868,200.00 تقرير الإيرادات المؤجلة من نظام الفوترة | 2,300.00 |
| 2400 Sales tax payable | 38,912.44 | 38,640.10 أوراق عمل إقرار ضريبة المبيعات | 272.34 |
| 2500 Corporate card payable | 64,207.18 | 58,912.06 كشف حساب البطاقة (يُقفل في 25 أكتوبر) | 0.00 |
| الحساب | الاستحقاق | الحالة | الالتزام بالموعد |
|---|---|---|---|
| 1010 Operating cash | 3 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 1100 Accounts receivable | 4 نوفمبر 2026 | Ready for review | Overdue |
| 1300 Prepaid expenses | 5 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 1500 Property and equipment, cost | 6 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 1550 Accumulated depreciation | 6 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 1700 Intercompany receivable, UK | 5 نوفمبر 2026 | Ready for review | Overdue |
| 2000 Accounts payable | 4 نوفمبر 2026 | Reviewed | Reviewed late |
| 2100 Accrued expenses | 5 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 2150 Accrued payroll and benefits | 4 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
| 2300 Deferred revenue | 5 نوفمبر 2026 | Not reconciled | Overdue |
| 2400 Sales tax payable | 6 نوفمبر 2026 | Ready for review | Open |
| 2500 Corporate card payable | 4 نوفمبر 2026 | Reviewed | On time |
تعرض كتلة المؤشرات أعلى Summary: 12 حساباً، و8 مراجَعة (66.7%)، و3 متأخرة، و1 غير مُسوّى، و9 بنود مفتوحة، وبند واحد تجاوز عمر التصعيد، و4 قيود مطلوبة، وReady to close? No. فالإيرادات المؤجلة تختلف بمبلغ $2,300.00 دون بنود مسجَّلة، وما زالت الحسابات المدينة والحسابات بين الشركات وضريبة المبيعات تنتظر مراجِعاً. وقد روجعت الحسابات الدائنة بعد يوم من تاريخ استحقاقها، فتعرض Reviewed late.
وباستخدامه كل شهر، يعمل تبويب Summary أيضاً قائمةَ تحقق لتسوية الميزانية العمومية في Excel: كل حساب، ومُعِدّه ومراجِعه، وتاريخ استحقاقه، وهل أُنجز.
لا تُكتب الحالة أبداً. فالمصنف يفحص الأسباب بترتيب ثابت ويعرض أول سبب ينطبق:
| الحالة | متى تظهر | في المثال |
|---|---|---|
| Not started | رصيد دفتر الأستاذ العام أو الرصيد المؤيد غائب | 0 |
| Check item types | لبند في الحساب نوع ليس في القائمة | 0 |
| Not reconciled | الفرق غير المفسَّر يتجاوز حد الحساب | 1 |
| In progress | ضمن الحد، لكن اسم المُعِدّ أو تاريخه غائب | 0 |
| Ready for review | أُعدّ ولم يُراجَع بعد | 3 |
| Reviewer must differ | الاسم نفسه في Preparer وReviewer | 0 |
| Check dates | تاريخ المراجعة قبل تاريخ الإعداد | 0 |
| Reviewed | ضمن الحد، وأعدّه وراجعه شخصان مختلفان بترتيب التواريخ | 8 |
حدّد حداً افتراضياً في Summary C5، وهو $1,000.00 في المثال، وتجاوزه لكل حساب في عمود Threshold. وتستخدم Alder Ridge الصفر للنقد والحسابات بين الشركات، فيجب أن تتطابق تماماً. وتختلف ضريبة المبيعات المستحقة بمبلغ $272.34، وهو ضمن الحد الافتراضي البالغ $1,000.00، فتعرض نتيجتها Within threshold. وتأتي الحدود من سياسة التسوية في شركتك: فهي تحدّد متى يجب بحث الفرق قبل الاعتماد، لا متى يكفّ عن أن يهمّ. ويتناول دليل تسوية الميزانية العمومية طريقة تحديد الحدود لكل حساب ووتيرة تسوية كل منها.
تَعُدّ تواريخ الاستحقاق أيام العمل بعد نهاية الفترة وتتخطى عطلات نهاية الأسبوع والعطلات المدرجة في تبويب Lists. و31 أكتوبر 2026 يوم سبت، فيوم العمل الأول هو الاثنين 2 نوفمبر. ويوم العمل الثامن هو الخميس 12 نوفمبر، لأن المصنف يتخطى يوم المحاربين القدامى في 11 نوفمبر. ولجدولة التسويات مع بقية مهام إقفالك، استخدم نموذج تقويم الإقفال الشهري المجاني.
ما صيغة تسوية الحسابات في Excel؟
صيغة تسوية الحسابات في Excel هي صف لكل حساب وصف لكل بند تسوية، حيث الفرق غير المفسَّر = (رصيد دفتر الأستاذ العام + بنود جانب دفتر الأستاذ العام) − (الرصيد المؤيد + بنود جانب المؤيدات)، مقرَّباً إلى منزلتين عشريتين. وتُجمع بنود كل جانب بدالة SUMIFS، مع عدّ البنود المفتوحة عند نهاية الفترة وحدها. وهذه المعادلات الأساسية في الملف، معروضة للصف 8 من تبويب Summary والصف 6 من تبويب Items:
| السطر | المعادلة |
|---|---|
| رصيد دفتر الأستاذ العام (Summary G8) | =IF(OR(A8="",COUNTIF(TB_Account,A8)=0),"",SUMIFS(TB_Net,TB_Account,A8)*IF(D8="Credit",-1,1)) |
| الرصيد المؤيد (J8) | =IF(A8="","",IF(H8<>"",H8,I8)) |
| بنود جانب دفتر الأستاذ العام (L8) | =IF(A8="","",SUMIFS(Itm_Amount,Itm_Account,A8,Itm_Side,"GL",Itm_Open,"Open")) |
| بنود جانب المؤيدات (M8) | =IF(A8="","",SUMIFS(Itm_Amount,Itm_Account,A8,Itm_Side,"Support",Itm_Open,"Open")) |
| الفرق غير المفسَّر (N8) | =IF(K8="","",ROUND((G8+L8)-(J8+M8),2)) |
| النتيجة (P8) | =IF(A8="","",IF(N8="","Enter balances",IF(COUNTIFS(Itm_Account,A8,Itm_Side,"Check type")>0,"Check item types",IF(N8=0,"Reconciled",IF(ABS(N8)<=IF(O8="",DefaultThreshold,O8),"Within threshold","Not reconciled"))))) |
| مفتوح عند نهاية الفترة (Items O6) | =IF(B6="","",IF(OR(N6="",N6>PeriodEnd),"Open","Cleared")) |
| العمر بالأيام (Items P6) | =IF(AND(O6="Open",D6<>""),PeriodEnd-D6,"") |
| تاريخ الاستحقاق (Summary Y8) | =IF(OR(A8="",X8=""),"",WORKDAY(PeriodEnd,X8,Holidays)) |
TB_Account وTB_Net وItm_Amount وPeriodEnd وDefaultThreshold وHolidays نطاقات مسمّاة، فتُقرأ المعادلات بالطريقة نفسها في كل صف. وبعض الخيارات تُبقي الصيغة أمينة:
- فحوص الفراغيعامل Excel الخلية الفارغة صفراً، فمن دون اختبارات OR كان الصف الفارغ سيعرض Reconciled.
- ROUNDتزيل بقايا الفاصلة العائمة الدقيقة التي كانت ستظهر فرقاً قدره 0.00 وليس صفراً.
- قائمة منسدلة للنوعيأتي نوع كل بند من تبويب Lists، وأي قيمة مكتوبة ليست في القائمة تحوّل النتيجة إلى Check item types.
- بند واحد في كل صفتتحدث الإجماليات حين تضيف صفاً، ولا تعيد كتابة مجموع أو رصيد أبداً.
لا يستخدم المصنف إلا IF وIFERROR وAND وOR وN وROUND وABS وSUM وSUMIFS وCOUNTIF وCOUNTIFS وSUMPRODUCT وMAX وINDEX وMATCH وROW وTEXT وWORKDAY. ويتجنب XLOOKUP وFILTER وIFS وMAXIFS وجداول Excel ومعادلات المصفوفات، فيعمل في Excel 2010 وما بعده وفي Google Sheets.
كيف تحسب أعمار بنود التسوية؟
احسب عمر كل بند تسوية من تاريخ نشوئه أول مرة إلى تاريخ نهاية الفترة، لا إلى اليوم، كي لا يُعاد حساب عمر تسوية معتمدة أبداً، ثم صنّف البنود المفتوحة في فئات 0–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90 يوماً. ويفعل تبويب Items ذلك لكل صف:
| القاعدة | الإعداد الافتراضي في النموذج | موضع تغييره |
|---|---|---|
| العمر | نهاية الفترة − تاريخ النشوء، بالأيام التقويمية | ثابت؛ أدخل تاريخ النشوء الأصلي |
| فئات التقادم | 0–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90 يوماً | ثابتة في معادلة Aging bucket |
| التصعيد | البنود المفتوحة الأقدم من 60 يوماً | Summary F2 |
| خطة المعالجة | البنود المفتوحة الأقدم من 90 يوماً والتي تتجاوز $10,000.00 | Summary F3 وF4 |
| البنود المُسوّاة | تخرج حين يكون تاريخ التسوية في نهاية الفترة أو قبلها | أدخل تاريخ التسوية في Items |
وتتبع الفئات الأربع وخطة المعالجة سياسة تسويات حسابات الميزانية العمومية في جامعة فاندربيلت، النافذة منذ يناير 2018. فهي تصنّف بنود التسوية في فئات 0–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90 يوماً، وتشترط خطة معالجة موثَّقة للبنود التي تتجاوز $10,000 ويزيد عمرها على 90 يوماً. والحدود الثلاثة إعدادات افتراضية في النموذج يمكنك تغييرها في Summary F2:F4، أما تصعيد الستين يوماً فليس من السياسة.
في المثال، نشأ AE-01 في 14 أغسطس، حين رُحّلت الفاتورة القانونية إلى الحسابات الدائنة وبقي استحقاق يوليو في مكانه، فعمره في 31 أكتوبر 78 يوماً ويعرض Escalate. وهو أقل من $10,000.00، فلا يحتاج إلى خطة معالجة. وسُوّي بندا النقد في 2 و3 نوفمبر، بعد نهاية الفترة، فهما ما زالا مفتوحين في 31 أكتوبر، بعمر يوم ويومين.
أبقِ تاريخ النشوء الأصلي حين ينتقل البند إلى شهر جديد. ففي 30 نوفمبر 2026 سيبلغ عمر AE-01 مئة وثمانية أيام: تجاوز 90 يوماً لكنه أقل من $10,000.00، فما زال يعرض Escalate لا Resolution plan. وحساب العمر من تاريخ اكتشافك البند كان سيقلّل من مدة بقاء الرصيد خاطئاً.
أي الحسابات يمكنك تسويتها بالنموذج؟
يمكنك تسوية أي حساب من الميزانية العمومية به، بما فيها النقد والذمم المدينة والمدفوعات المقدمة والأصول الثابتة والحسابات بين الشركات والذمم الدائنة والمستحقات والرواتب والإيرادات المؤجلة والضرائب والديون، لأن ما يتغير هو مصدر المؤيدات والحد فقط.
| نوع الحساب | مصدر المؤيدات | موضع المؤيدات | الحد المقترح |
|---|---|---|---|
| النقد | التسوية البنكية للشهر | Support per report | 0 |
| الذمم المدينة والدائنة | تقرير أعمار الذمم المدينة أو الدائنة | Support per report | الافتراضي |
| المدفوعات المقدمة | جدول إطفاء المدفوعات المقدمة | تبويب Support | الافتراضي |
| المستحقات والتزامات الرواتب | جدول الاستحقاقات أو سجل الرواتب | تبويب Support أو Support per report | الافتراضي |
| الأصول الثابتة ومجمع الإهلاك | سجل الأصول الثابتة | Support per report | الافتراضي |
| الحسابات بين الشركات | دفتر أستاذ الكيان المقابل | Support per report | 0 |
| الإيرادات المؤجلة | تقرير الإيرادات المؤجلة من نظام الفوترة | Support per report | الافتراضي |
| الضرائب | أوراق عمل الإقرار الضريبي أو الإقرارات المقدَّمة | Support per report | الافتراضي |
| الديون | كشف حساب المقرض أو جدول القرض | Support per report | الافتراضي |
| المقاصة والحسابات المعلّقة | تفاصيل المقاصة، التي ينبغي أن يكون صافيها صفراً | Support per report | 0 |
مؤيدات كل حساب نقدي هي تسويته البنكية، التي يُعدّها نموذج التسوية البنكية المجاني، فأدخل هنا رصيد كشف الحساب البنكي، وسجّل إيداعاته في الطريق ومدفوعاته المعلّقة بنوداً في جانب المؤيدات، كما يفعل المثال للحساب 1010 Operating cash. وتضيف المدفوعات المقدمة والمستحقات جدول حركة رصيد في تبويب Support، ويبيّن دليل المصروفات المدفوعة مقدماً طريقة بناء جدول الإطفاء نفسه. ولنموذج تسوية بين الشركات عبر عدة كيانات، استخدم مصفوفة من أزواج الكيانات، كما يبيّن دليل المحاسبة بين الشركات في Excel.
ويعمل المصنف نفسه أيضاً نموذجاً لتسوية حسابات دفتر الأستاذ العام: أدخل أي حساب من دفتر الأستاذ العام، واختر مؤيداته، ولا تتغير المعادلات. فـتسوية حساب دفتر الأستاذ العام تُثبت حساباً واحداً، وتسوية الميزانية العمومية هي مجموعة تلك التسويات عبر كل حساب من الأصول والمطلوبات وحقوق الملكية.
كيف تربط النموذج بميزان المراجعة لديك؟
الصق ميزان المراجعة المصدَّر في تبويب Trial balance برقم الحساب والاسم والمدين والدائن، فيجلب Summary رصيد كل حساب في دفتر الأستاذ العام بدالة SUMIFS، مع عكس الإشارة للحسابات ذات الرصيد الدائن.
الصافي هو المدين ناقص الدائن، فيظهر الالتزام صافياً سالباً. ويضربه Summary في −1 حين يكون الرصيد الطبيعي للحساب Credit. فالمصروفات المستحقة لدى Alder Ridge تقع في عمود Credit بمبلغ $611,400.00، والصافي ($611,400.00)، ويعرض رصيد دفتر الأستاذ العام $611,400.00. وأدخل كل رصيد في Summary وSupport بالطريقة نفسها، رصيداً طبيعياً موجباً.
وسواء أقفلت في NetSuite أو QuickBooks Online أو Xero أو Sage Intacct أو Microsoft Dynamics 365 Business Central، فالخطوات واحدة. شغّل ميزان المراجعة بتاريخ نهاية الفترة، وصدّره إلى Excel أو CSV، والصق الأعمدة الأربعة قيماً من الصف 6. ويكشف فحصان أعلى التبويب أي لصق خاطئ:
- Balanced?يعرض Yes حين يساوي إجمالي المدين إجمالي الدائن، وهو $49,686,193.54 في كل جانب في المثال.
- Summary accounts missing from TBيَعُدّ حسابات Summary الغائبة عن الملف المصدَّر، وهي 0 في المثال. والحساب الغائب يُبقي رصيده في دفتر الأستاذ العام فارغاً وحالته Not started.
وإذا كان في ملفك المصدَّر عمود رصيد واحد بإشارته، فأدخل الرصيد بإشارته في Debit واترك Credit فارغاً. وتُجمع الحسابات الفرعية التي تشترك في رقم حساب واحد معاً.
كيف تستخدم النموذج في Google Sheets؟
افتح رابط Google Sheets في مربع التنزيل واختر Make a copy، أو ارفع ملف .xlsx إلى Google Drive وافتحه بـ Google Sheets. وتنتقل المعادلات والقوائم المنسدلة والنطاقات المسمّاة وقواعد الألوان معه.
- أبقِ أسماء التبويباتتشير المعادلات إلى Items وSupport وTrial balance وLists وWorkpaper بالاسم، وإلى نطاقات مسمّاة يدرجها Data > Named ranges.
- الصق القيم فقطالصق ميزان المراجعة بـ Edit > Paste special واختر لصق القيم فقط، لتبقى معادلات Net في العمود E سليمة.
- شاركه للمراجعةامنح المراجِع صلاحية Commenter أو Editor، واستخدم سجل الإصدارات (Last edit، أعلى يمين الشاشة) لمعرفة من غيّر رصيداً ومتى.
- احفظ نسخة لكل شهراستخدم File > Make a copy وسمّها بالفترة.
- اطبع أو احفظ PDFافتح تبويب Workpaper، واختر File > Print أو File > Download > PDF، ثم اختر Current sheet وLandscape.
وفي Excel، يُطبع تبويب Workpaper أصلاً على صفحة عرضية واحدة. اختر File > Print، أو File > Save As مع PDF نوعاً للملف، لتحصل على ورقة عمل قابلة للطباعة للحساب المحدد في C6. وتصلح أيضاً ملف PDF لتسوية دفتر الأستاذ العام في ملف التدقيق لديك.
ماذا يفحص المراجِع قبل الاعتماد؟
يفحص المراجِع أن رصيد دفتر الأستاذ العام يطابق ميزان المراجعة، وأن المؤيدات مؤرخة في نهاية الفترة، وأن لكل بند مسؤولاً وعمراً ومرجعاً، وأن الفرق ضمن الحد، وأن المراجِع ليس المُعِدّ. ويملك المُعِدّ، وهو عادةً محاسب أو محاسب أول، التسوية، ويعتمدها المراجِع، وهو عادةً مدير المحاسبة أو المراقب المالي. ويُلزم النموذج بستة من هذه الفحوص:
| الفحص | موضع النظر | ما يفعله النموذج |
|---|---|---|
| رصيد دفتر الأستاذ العام يطابق الدفتر | تبويب Trial balance | يعرض Balanced? وعدد الحسابات الغائبة |
| الجدول مكتمل | Opening check وSchedule check في Workpaper | يقارن الرصيد الافتتاحي بالرصيد الختامي المُسوّى للشهر الماضي، وإجمالي الجدول بالرصيد المؤيد |
| كل بند صحيح ومدرج | البنود المفتوحة في Workpaper | ينبّه إلى الأنواع غير المعروفة ويؤكد Items agree to balances |
| الفرق ضمن الحد | Result وUnexplained difference | يمنع Reviewed فوق الحد |
| البنود القديمة مُصعَّدة | عمود Escalation | يعرض افتراضياً Escalate على البنود الأقدم من 60 يوماً، وResolution plan على البنود الأقدم من 90 يوماً والتي تتجاوز $10,000.00 |
| وقّع شخصان بالترتيب | Status | يعرض Reviewer must differ أو Check dates بدلاً من Reviewed |
ولأن الحالة محسوبة ولكل بند تاريخ ومسؤول ومرجع مؤيد، يستطيع المدقق إعادة أداء ورقة العمل. فهي تُظهر من أعدّ كل حساب ومن راجعه، ومتى. وفي دليل تسوية الميزانية العمومية المرتبط أعلاه قائمة تحقق المراجِع كاملة.
متى لا يعود نموذج جدول البيانات كافياً؟
لا يعود نموذج جدول البيانات كافياً حين تُسوّي عشرات الحسابات عبر كيانات متعددة، أو تبقى البنود لأشهر، أو تتباعد نسخ الملف، أو يسأل المدققون من غيّر رصيداً ومتى.
وتحمل جداول البيانات مخاطر أخطاء من نوعها. فمراجعة أدبيات صدرت في 2024 لـ Poon وLau وYu وTang في Frontiers of Computer Science تستشهد بدراسات سابقة وجدت أن نحو 94% من جداول البيانات المستخدمة تحوي أخطاء.
وتجلب برامج التسوية الأرصدة والمعاملات مباشرةً من دفتر الأستاذ ومصادره. فتطابق البنود الروتينية بالقواعد، وتسجّل من غيّر ماذا، وتوجّه كل تسوية إلى مراجِعها. وحين يتجاوز الحجم ذلك، انقل المطابقة والإعداد إلى البرنامج، واحتفظ بالنموذج للاستثناءات والحسابات غير المتكررة. ويقارن دليل أفضل برامج تسوية الحسابات بين الخيارات.
نهجنا
يُعدّ وكيل الإقفال لدينا التسويات مهامَّ في قائمة تحقق الإقفال لديك: فيُسوّي دفتر الأستاذ مع كشوف الحسابات البنكية ودفاتر الأستاذ المساعدة والمصادر الأخرى، ويُظهر كل فرق بمبلغه وتاريخه ومصدره ومرجعه، ويُعدّ القيد وورقة العمل. ولكل مهمة مراجِع مسمّى غير المُعِدّ، ولا يُرحَّل شيء إلى نظام تخطيط الموارد لديك حتى يعتمده مُعتمِد مسمّى. وهو يقرأ من NetSuite وOracle وSAP S/4HANA وMicrosoft Dynamics 365 وBusiness Central وQuickBooks ويرحّل إليها القيود المعتمدة. ولتراه يعمل على حسابات ميزانيتك العمومية، تعرّف إلى وكيل الإقفال لدينا.
شارك المقال