ما هي المطابقة الثلاثية؟ التعريف ومثال وقيد اليومية
الحسابات الدائنة ودورة الشراء إلى الدفع
المطابقة الثلاثية ضابط يقارن أمر الشراء وسند استلام البضائع وفاتورة المورّد قبل الدفع، للتأكد من أن ما طُلب وما استُلم وما فُوتر متفق. وفي الحسابات الدائنة، تقرر المطابقة ما إذا كانت الفاتورة ستُدفع. يسجّل سند استلام البضائع التزام GRNI، وينقله ترحيل الفاتورة إلى الحسابات الدائنة التجارية، حتى لو كان الدفع محجوبًا.
- النوع
- ضابط في الحسابات الدائنة
- المستندات المطابَقة
- أمر الشراء وسند استلام البضائع والفاتورة
- يسجّل التزامًا
- لا، بل سند الاستلام يسجّله
- الرصيد ذو الصلة
- GRNI
كيف تعمل المطابقة الثلاثية في الحسابات الدائنة؟
تفحص المطابقة الثلاثية كل بند في الفاتورة مقابل أمر الشراء وسند استلام البضائع، ولا تُفرج عن الفاتورة للدفع إلا حين يتفق الصنف والكمية والسعر ضمن حدود التسامح.
| المستند | من يُنشئه | ما يثبته |
|---|---|---|
| أمر الشراء (PO) | المشتري أو إدارة المشتريات | ما اتفقت على شرائه، وبأي سعر وشروط |
| سند استلام البضائع (تقرير الاستلام) | المستودع أو الشخص الذي استلم الخدمة | ما وصل فعلًا، ومتى |
| فاتورة المورّد | المورّد | ما يُطلب منك دفعه |
لا يجوز عمومًا أن تتجاوز الكمية المفوترة الكمية المستلمة، وينبغي أن يطابق السعر المفوتر سعر أمر الشراء. أما الفاتورة التي تفشل في المطابقة فتُحجز حتى تُعالج.
ما حدود التسامح في المطابقة الثلاثية؟
حدود التسامح هي الفروقات الصغيرة التي تقبلها دون أن يراجعها شخص، وغالبًا ما تكون حدًا للسعر يُضبط على الأقل من نسبة مئوية وسقف بالدولار، وحدًا للكمية قيمته صفر.
ولا تكفي النسبة المئوية وحدها: فنسبة 2% على أمر شراء بقيمة 500,000 دولار تُمرّر 10,000 دولار.
تعالج إدارة المشتريات عادةً فروقات السعر، ويعالج الاستلام فروقات الكمية، وتحجز الحسابات الدائنة الفاتورة.
مثال على المطابقة الثلاثية
تُصدر شركة ينبع للتوريدات أمر الشراء PO 4501 يوم الاثنين 5 أكتوبر 2026 لشراء 200 وحدة بسعر 25 دولارًا (5,000 دولار)، بشروط صافي 30 يومًا. حدّ التسامح في السعر لديها هو الأقل من 2% أو 50 دولارًا لكل فاتورة؛ وحدّ التسامح في الكمية صفر. تستخدم القيود نظام الجرد المستمر بتكلفة معيارية 25 دولارًا، مع ترحيل فروقات السعر إلى حساب فرق سعر الشراء. جميع المبالغ توضيحية.
- 15 أكتوبر: تصل 190 وحدة وتُرحَّل إلى GR/IR بمبلغ 4,750 دولارًا
- 20 أكتوبر: تفوتر الفاتورة 200 وحدة بسعر 25.40 دولارًا (5,080 دولارًا) وتفشل مرتين: 10 وحدات لم تُستلم، والفرق 0.40 دولار يساوي 1.6% لكنه 80 دولارًا على الوحدات المفوترة الـ200، أي فوق سقف الـ50 دولارًا
- 22 أكتوبر: تفوتر فاتورة مصححة 190 وحدة بسعر 25.20 دولارًا (4,788 دولارًا)؛ والفرق 38 دولارًا (0.8%) ضمن حدود التسامح، فتتطابق
- 20 نوفمبر: تدفع، في اليوم التاسع والعشرين من شروط الدفع
| التاريخ | الحساب | مدين | دائن |
|---|---|---|---|
| 15 أكتوبر 2026 | المخزون | 4,750 | |
| حساب تسوية GR/IR (GRNI) | 4,750 | ||
| 22 أكتوبر 2026 | حساب تسوية GR/IR (GRNI) | 4,750 | |
| فرق سعر الشراء | 38 | ||
| الحسابات الدائنة | 4,788 | ||
| 20 نوفمبر 2026 | الحسابات الدائنة | 4,788 | |
| النقد | 4,788 | ||
| الإجمالي | 14,326 | 14,326 |
| فحص أمر الشراء PO 4501، 31 أكتوبر 2026 | المبلغ |
|---|---|
| المستلَم بسعر أمر الشراء (190 × $25) | $4,750 |
| ناقصًا: الكمية المفوترة المسوّاة بسعر أمر الشراء (190 × $25) | (4,750) |
| رصيد GR/IR لأمر الشراء PO 4501 | $0 |
| الحسابات الدائنة: GR/IR المسوّى 4,750 دولارًا زائدًا فرق السعر 38 دولارًا | $4,788 |
| فاتورة المورّد المصححة (190 × $25.20) | $4,788 |
| الفرق | $0 |
أما الوحدات العشر التي ما زالت مفتوحة على أمر الشراء فلا تحمل أي التزام حتى تصل.
قيود اليومية في المطابقة الثلاثية
لا تُرحّل المطابقة الثلاثية قيدًا بنفسها: فالاستلام يجعل GR/IR دائنًا، والفاتورة المرحَّلة تنقل ذلك الرصيد إلى الحسابات الدائنة. وفي ظل التكلفة المعيارية، كما في المثال، تذهب فروقات السعر إلى حساب فروقات؛ أما في ظل تكلفة المتوسط المتحرك، فيمكن لـSAP ترحيلها إلى المخزون حين يظل المخزون يغطي الكمية المستلمة.
في SAP، تُدخَل الفاتورة عبر MIRO، وتضبط مفاتيح التسامح مثل PP (السعر) وDQ (الكمية) الحدود، وتُحجب عن الدفع أي فاتورة تتجاوز الحد الأعلى. وفي NetSuite مع تفعيل Advanced Receiving، تُرحَّل إيصالات الأصناف إلى Accrued Purchases؛ ومن دونه يحدث الاستلام والفوترة معًا.
ما الذي يُخلط بالمطابقة الثلاثية؟
تُخلط المطابقة الثلاثية في الغالب بالمطابقة الثنائية، التي تتجاوز سند الاستلام، وبالمطابقة الرباعية، التي تضيف نتيجة الفحص.
| المصطلح | ما هو | كيف يختلف عن المطابقة الثلاثية |
|---|---|---|
| المطابقة الثنائية | ضابط يقارن فاتورة المورّد بأمر الشراء فقط، للتأكد من اتفاق الكميات والأسعار دون فحص سند استلام البضائع | تتجاوز سند الاستلام، فلا تكشف بضائع فُوترت ولم تُسلَّم قط |
| المطابقة الرباعية | ضابط مطابقة يضيف نتيجة فحص الجودة إلى أمر الشراء وسند استلام البضائع والفاتورة قبل اعتماد الفاتورة | تضيف مستندًا رابعًا، عادةً للأصناف التي يجب أن تجتاز الفحص |
| مطابقة الفواتير | مقارنة الفاتورة بالمستندات المؤيدة مثل أمر الشراء وسند الاستلام للتأكد من الكميات والأسعار والشروط قبل اعتماد الدفع | المصطلح الجامع؛ والمطابقة الثلاثية نوع منها |
| GRNI (البضائع المستلمة غير المفوترة) | التزام مستحق عن بضائع أو خدمات استُلمت ولم يُصدر المورّد فاتورتها بعد، يُسجَّل حتى تقع المصروفات والمخزون في الفترة الصحيحة | رصيد لا ضابط: طرف الاستلام من المطابقة في انتظار فاتورته |
تُطابَق ثلاثيًا عادةً:
مشتريات المخزون والمواد والمعدات على أوامر شراء، والخدمات التي يوقّع أحدٌ على تسليمها
لا تُطابَق ثلاثيًا عادةً:
المرافق والإيجار والاشتراكات، التي تمرّ بمسار اعتماد حين لا يوجد أمر شراء، أو بمطابقة ثنائية حين يوجد أمر شراء دون سند استلام
اختبار سريع: إن أمكن لأحدٍ عدّه أو تأكيد إنجاز العمل، فيمكنك مطابقته ثلاثيًا.
المطابقة الثلاثية عند الإقفال الشهري
عند نهاية الشهر، تكون الاستلامات التي لا فاتورة مطابقة لها هي رصيد GRNI لديك، وتراجعها ضمن الإقفال الشهري.
- تقادم الاستلامات المفتوحة: طالب بفواتير الاستلامات غير المفوترة بعد 60 يومًا
- استحقاق ما يفوته النظام: الخدمات والتكاليف التي لا أمر شراء لها ولا سند استلام تحتاج إلى استحقاق يدوي
- مراجعة الفواتير المحجوزة: الفاتورة المحجوبة في SAP مسجَّلة أصلًا في الحسابات الدائنة؛ والدفع وحده هو ما يتوقف
- المطابقة: طابق تقرير الاستلامات المفتوحة مع حساب GR/IR؛ فالرصيد المدين يعني في الغالب فاتورة رُحِّلت دون استلام
أفاد تقرير AdaptHealth السنوي (Form 10-K) للسنة المالية 2023، المقدَّم إلى هيئة الأوراق المالية والبورصات الأمريكية (SEC) في 27 فبراير 2024، بضعف جوهري لأنها «لم تصمّم ولم تطبّق ضابط مطابقة ثلاثية» على المعدات الطبية المشتراة عبر قناة توزيع خارجية؛ وأفاد تقريرها للسنة المالية 2024 بمعالجة ذلك الضعف خلال 2024. أما للتخطيط النقدي، فالفواتير المطابَقة وحدها هي الجاهزة لدورة السداد التالية. يُعدّ وكيل الإقفال لدينا استحقاقات الحسابات الدائنة ومطابقة دفتر مساعد الحسابات الدائنة، ولا يُرحَّل شيء حتى يعتمده معتمِد مُسمّى.
أخطاء المطابقة الثلاثية الشائعة
أكثر الأخطاء شيوعًا هي انتظار المطابقة لتسجيل التزامٍ أنشأه الاستلام أصلًا بوصفه GRNI، وتساهل حدود التسامح.
- انتظار المطابقة لتسجيل التكلفة: الاستلام غير المطابَق في نهاية الشهر ما زال ينتمي إلى GRNI
- معاملة كل خدمة على أنها مطابقة ثنائية: يمكن إصدار سند استلام للخدمات حين يؤكد طالبها إنجاز العمل
- حدود تسامح بالنسبة المئوية فقط: أضف سقفًا بالدولار لأوامر الشراء الكبيرة
- الاعتماد الآلي للفروقات في مصلحتك: السعر الأدنى من أمر الشراء قد يدلّ على صنف خاطئ
- تجاوز خطأ في الاستلام: صحّح سند استلام البضائع، وإلا لن يُسوَّى GR/IR